BOKFØRINGSLOVEN  Tilbake til Index
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005
Redaktør: JAN BLOM;  jblom@bokholder.com
Oppbevaring
D-8. EDI - Electronic Data Interchange, oppbevaring av dokumentasjon.

Jeg tar konklusjonen først: For dette området er nok ikke god bokføringsskikk entydig enda.

Tradisjonell bokføring bygger på avskrift av dokumentasjon. For tiden er det mange som mottar kjøpsdokumentasjon digitalt, og det kan være vel og bra. Ekte EDI har du dersom mottatt dokumentasjon er strukturert slik at du importerer den inn i økonomisystemet ditt uten avskrift. Slike ordninger utfordrer logikken og grunnleggende oppgavestrukturer i det tradisjonelle bokholderiet. Dermed reiser det seg lett en del spørsmål der svarene i dagens miljø ikke kommer ved bruk av logikk, men snarere omforente løsninger som tar hensyn til kontrollmyndighetenes oppfatning av egne behov. Teksten i bokføringsloven og forskriftene bygger på tradisjonell oppgaveutførelse og vil gi lite støtte til logiske løsninger. Beslutningstakere hos kontrollmyndighetene og næringslivets støtteorganer er lite forberedt på utviklingen. Likevel kan vi ikke gjøre mye annet enn å avvente uttalelser om god bokføringsskikk. Eksempler på spørsmål som reiser seg kan være:

-  Må vi oppbevare opprinnelig mottatt fil?
    >>Neppe, fritt valg av media tilsier ikke at opprinnelig fil må beholdes i sin opprinnelige form.

-  Kan jeg redusere mottatt fil til det sett med opplysninger jeg faktisk bruker (forutsatt at jeg ikke går lavere enn lovens minstekrav til opplysninger i salgsdokumentasjon)?
    >>Logisk tenkning vil føre til at svaret er Ja, men jeg vil være forsiktig med å praktisere dette. Grunnen til at logikken sier ja er at en EDI-fil kan illustreres som en samling av dokumenter som omfatter faktura, pakkseddel, produktbeskrivelser av forskjellig slag og logistikkopplysninger. Bare fakturaen ville vært oppbevaringspliktig dersom man jobber med papir. De internasjonale standarder for EDI-ordninger (f eks EDIFACT) inneholder ikke en utskillbar fakturadel som gjør at slik oppdeling kan gjøres objektivt. I EU er det vanlig at standard EDI-avtaler mellom partene som praktiserer EDI sier at original-filene skal oppbevares i 3 - 6 måneder. I Norge har vi sett at de omfangsrike EDI-miljøene har anvendt EDI for oppdatering av driftssystemer, mens det er papireksemplarene (eller standard opplysninger på microfish e.l.) som står for oppbevaringsplikten etter regnskapslovene. Slik blir det en ny opplevelse for mange at bare EDI-filen alene skal gi råstoff til oppbevaring. Tenker vi oss å videreføre praksis fra før bokføringsloven slik dette temaet vanligvis ble løst i dagligvarebransjens EDI-ordninger i Norge, er det seleksjonsløsningen som er mest fremtredende. Seleksjonsløsningen går ut på at man ekstraherer ikke stort mer enn lovens minimum for salgsdokumenter til en fil for oppbevaring etter bokføringsloven.

Som en kuriositet kan jeg nevne at gjennom tidene har organisering av slik oppbevaring vært et tilbud fra de involverte datasentraler. Dermed har brukerne hatt som problem å tilføre sitt eget bilagsnummer til innkjøpsfakturaene siden disse av naturlige grunner ikke har vært med i EDI-filen.

-  Dersom opplysningene fra EDI-filen er lagt inn i bokføringssystemets database (slik at alle opplysningene fra en faktura er tatt med i "hovedboka"), må jeg likevel ha en separat dokumentasjonsfil?
    >>En slik situasjon betyr at sannsynliggjøring av ekthet for transaksjonsopplysninger bare finnes i systembeskrivelsen til den bokføringspliktige. Dette er en så uvant situasjon for kontrollmyndigheter at jeg av den grunn alene ikke vil anbefale en slik løsning selv om den er logisk holdbar. De mottatte opplysningene er ekte nok selv om de lagres fragmentert i forhold til mottatt sekvens. Bokettersynsrapporter kan bli lange intil slike løsninger fremstår som akseptert. Mellomløsningen, som selvfølgelig allerede finnes, er økonomisystemer der opplysningene fra mottatte EDI handelsdokumenter ligger i en database sammen med alle andre økonomireltarte opplysninger klar for å bli rapportert i en hvilken som helst rapport, lovbestemte spesifikasjoner inkludert.


Tilbake til Index.