pacioli_alone BOKFØRINGSLOVEN  Tilbake til Index
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005
Redaktør: JAN BLOM;  jblom@bokholder.com
Oppbevaring
D-5. Lovbestemte spesifikasjoner.

Lovbestemte spesifikasjoner er lovens krav til presentasjon av minimum transaksjons-opplysninger i det som tradisjonelt er kalt hovedbok. Loven er formet slik at om "hovedboken" inneholder flere opplysninger enn minimum, kan man begrense oppbevaringen til lovens minimum ved å følge lovens oppfordring om at lovbestemte spesifikasjoner skal lages for hver periode med pliktig regnskapsrapportering (i.e. mva-termin, hver 2. måned).

Loven krever at lovbestemte spesifikasjoner "skal være laget". Det opprinnelige lovforslaget til lov tilsa at det var nok om  lovbestemte spesifikasjoner "kan lages". For mange bokføringspliktige kan dette føre til at man må lage og oppbevare en fil utenfor økonomisystemet. Selv om lovbestemte spesifikasjoner er en rapport på linje med andre rapporter, mangler rapportoppsettet kan det lages. Det er bare det at de fleste økonomisystemer arbeider slik at rapportene ikke er "laget" i egenlig forstand (de er der ikke som spool-files e.l.), men de lages ut av oppbevarte data etter bestilling. Lovens krav om at spesifikasjonene skal være laget ved hver mva-termin, er nok et ønske om å sementere situasjonen som var tiltsede ved rapportering av mva. Den sementering som vanligvis er bygget inn i økonomisystemer med innebygde kontroller for kontrollspor for mva-oppgaver, er en ordning der datoer og tilordningkoder ikke kan endres etter mva-oppgave. En slik ordning fører til at spesifikasjonene blir like hver gang de blir bestilt fra datamaskinen. Slike kontrollordninger er altså blitt underkjent av lovgiver, og eneste  låsing av systemet som lovgiver støtter seg på og vil se er at spesifikasjonene gjøres ferdig og oppbevares i den form lovgiver vil ha dem presentert.

Dette er en klar underkjenning av gode kontrollordninger i moderne systemer. Men det er ikke dermed en entydig byrde for de bokføringspliktige. Oppbevaringsreglene er sterkt sentrert om de lovbestemte spesifikasjonene. Det er spesifikasjonene som er oppbevaringspliktige, ikke evnen til å lage dem på nytt. Dette vil nok motivere mange bedrifter til å skille det oppbevaringspliktige fra driftsmiljøene sine. Virkningen av dette på lang sikt vil antakelig bli entydig negativ for kontrollmyndighetene. Oppbevaring utenfor driftsmiljøene vil føre til at bare minimumsopplysninger blir tilgjengelig og bearbeidingsmulighetene sterkt forringet sammenlignet med driftsmiljøet. I tillegg vil oppbevaring utenfor driftssystemene i små miljøer føre til den motsatte effekt av det man ville oppnå, nemlig at deler av datamaterialet blir rotet bort. Den sistnevnte  virkningen vil bli redusert når de lokale systemleverandørene byger slik oppbevaring inn i systemene sine i fremtiden. Kravet er særnorsk i forhold til reglene som er vanlig i EU, hvilket kan føre til en marginal fordyring av systemer fra utlandet.

Tilbake til Index.