BOKFØRINGSLOVEN
Tilbake
til Index
EN
VEILEDNING FOR PROFESJONELLE
©2005
Redaktør:
JAN BLOM; jblom@bokholder.com
Oppbevaring
D-5. Lovbestemte
spesifikasjoner.
Lovbestemte spesifikasjoner er lovens krav til presentasjon av minimum
transaksjons-opplysninger i det som tradisjonelt er kalt hovedbok.
Loven er formet slik at om "hovedboken" inneholder flere opplysninger
enn minimum, kan man begrense oppbevaringen til lovens minimum ved
å
følge lovens oppfordring om at lovbestemte spesifikasjoner skal
lages
for hver periode med pliktig regnskapsrapportering (i.e. mva-termin,
hver 2. måned).
Loven krever at lovbestemte spesifikasjoner "skal være laget".
Det
opprinnelige lovforslaget til lov tilsa at det var nok om
lovbestemte
spesifikasjoner "kan lages". For mange bokføringspliktige kan
dette
føre til at man må lage og oppbevare en fil utenfor
økonomisystemet.
Selv om lovbestemte spesifikasjoner er en rapport på linje med
andre
rapporter, mangler rapportoppsettet kan det lages. Det er bare det at
de fleste økonomisystemer arbeider slik at rapportene ikke er
"laget" i
egenlig forstand (de er der ikke som spool-files e.l.), men de lages ut
av oppbevarte data etter bestilling. Lovens krav om at spesifikasjonene
skal være laget ved hver mva-termin, er nok et ønske om
å sementere
situasjonen som var tiltsede ved rapportering av mva. Den sementering
som vanligvis er bygget inn i økonomisystemer med innebygde
kontroller
for kontrollspor for mva-oppgaver, er en ordning der datoer og
tilordningkoder ikke kan endres etter mva-oppgave. En slik ordning
fører til at spesifikasjonene blir like hver gang de blir
bestilt fra
datamaskinen. Slike kontrollordninger er altså blitt underkjent
av
lovgiver, og eneste låsing av systemet som lovgiver
støtter seg på og
vil se er at spesifikasjonene gjøres ferdig og oppbevares i den
form
lovgiver vil ha dem presentert.
Dette er en klar underkjenning av gode kontrollordninger i moderne
systemer. Men det er ikke dermed en entydig byrde for de
bokføringspliktige. Oppbevaringsreglene er sterkt sentrert om de
lovbestemte spesifikasjonene. Det er spesifikasjonene som er
oppbevaringspliktige, ikke evnen til å lage dem på nytt.
Dette vil nok
motivere mange bedrifter til å skille det oppbevaringspliktige
fra
driftsmiljøene sine. Virkningen av dette på lang sikt vil
antakelig bli
entydig negativ for kontrollmyndighetene. Oppbevaring utenfor
driftsmiljøene vil føre til at bare minimumsopplysninger
blir
tilgjengelig og bearbeidingsmulighetene sterkt forringet sammenlignet
med driftsmiljøet. I tillegg vil oppbevaring utenfor
driftssystemene i
små miljøer føre til den motsatte effekt av det man
ville oppnå, nemlig
at deler av datamaterialet blir rotet bort. Den sistnevnte
virkningen
vil bli redusert når de lokale systemleverandørene byger
slik
oppbevaring inn i systemene sine i fremtiden. Kravet er særnorsk
i
forhold til reglene som er vanlig i EU, hvilket kan føre til en
marginal fordyring av systemer fra utlandet.
Tilbake
til Index.