BOKFØRINGSLOVEN  Tilbake til Index
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005
Redaktør: JAN BLOM;  jblom@bokholder.com
Oppbevaring
D-4. Valg av media.

I prinsippet er valg av oppbevringsmedium fritt. Man har frihet under ansvar. At man tar ansvar bør komme frem ved at man skriver opp (dokumenterer) hva man gjør. Når det er behov for gammelt bokholderi viser det seg forbausende ofte at vitalt materiell mangler. Personlig opplever jeg at dette oftest skjer med:
    - Overgangen fra saldoliste hovedbok til årsregnskap
    - MVA-oppgaver og grunnlaget for innholdet (hvis det Fylkesskattesjefen har er forskjellig fra bokholderiet).
    - Spesifisert reskontro for et helt år (fordi post mot post funksjonen fjerner avsluttede mellomværender i driftssystemet).

Effekten av slike tilfeller er at fylkesskattesjefen behandler deg som om du ønsker å skjule noe og en evt kjøper av bedriften din har øket risiko og dermed grunnlag for lavere pris. Derfor trenger du en plan.

Anbefalte hovedstrategier:
- Små bedrifter: Lagre mest mulig på CD (digitalt optisk). Dette frigjør deg fra stabilitet i økonomisystem og system-levrandør. Data endrer seg ikke og det er nokså enkelt å holde orden på årgangene. Vær nøye med at du har alle filele du trenger og at det finnes flere kopier slik forskriftene krever. Bruk et lagringsformat som er så generelt at filene kan leses fra enhver PC, systemleverandørenes back-up løsning bør unngås fordi den vanligvis krever opprinnelig system (og av og til opprinnelig maskin) for å bli lest.
- Store miljøer: Magnetisk lagring kan bare anbefales der miljøet har en bevisst IT-sikkerhetsordning som bygger på anerkjente standarder (God IT skikk, COBIT m.m.). Dernest må settet med filer som er oppbevaringspliktig defineres, identifiseres og innlemmes i en plan som inngår i IT-sikkerhetsarbeidet. Selv med en slik strategi gjenstår det vanskelige, nemlig å velge oppbevaring innenfor eller utenfor økonomisystemet. Økonomisystemet i store og vellykede bedrifter (dette har faktisk en sammenheng) er i bruk til mye annet enn bokholderi og kan være meget omfattende. Det er typisk for vellykkede bedrifter at de ikke smyger langs regnskapslovens minimumskrav, men har mengder av registreringer som har med transaksjoner å gjøre uten at registreringene dermed er oppbevaringspliktige etter bokføringsloven. Mens små bedrifter kan forenkle sine prosedyrer ved å lagre alt, må store bedrifter selektere. Vær oppmerksom på at oppbevaringstiden i EU er 5 år og at internasjonale servicebyråer ikke har 10 år oppbevaring i sine standard kontrakter. Dessuten vil systemenes back-up formater være lite anvendelig hvis man ikke påtar seg kostnaden ved å oppbevare selve økonomisystemet i 10 år!
- Mellomstore bedrifter står i en mellomstilling der de kan komme til å velge en blanding av separat CD-oppbevaring og noe magnetisk av hensyn til datamengdene. Du trenger en plan.

Det er forventet at den langsiktige oppbevaringen vil bli utført med filer som ikke er like effektive i bruk som bedriftenes økonomisystemer. Derfor finnes en særregel i forskriftene som sier at dersom man anvender et digitalt økonomisystem til behandling at pliktene etter bokføringsloven skal dette være tilgjengelig for kontrollmyndighetene i 3,5 år i tillegg til valgt oppbevaring på andre media og i separate filer.

Vær oppmerksom på at oppbevaring skal skje i Norge og at dispensasjon for oppbevaring i utlandet ikke kan påregnes med det første uten med sære betingelser (som gjør at en tillatelse i realiteten ikke er en tillatelse - se avsnittet om Lovbestemte spesifikasjoner.

Det er altså ikke plikt til å oppbevare dokumentasjon fra motparter i opprinnelig mottatt form. Dersom man velger annet medium enn motpart har sendt, skal ekthet og originalitet sannsynliggjøres med en beskrivelse av hva som er gjort med  dokumentasjonen som opprinnelig ble mottatt.


Tilbake til Index.