BOKFØRINGSLOVEN  Tilbake til Index
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005
Redaktør: JAN BLOM;  jblom@bokholder.com
Oppbevaring
D-1. Hva skal oppbevares?

Lovbestemte spesifikasjoner og dokumentasjon skal oppbevares. Dokumentasjon er videre enn begrepet bilag. I tilligg kommer alltid bl a dokumentasjon av balanseposter, dokumentasjon av systematikken, en del sekundærdokumentasjon etter vurdering og produkter av regnskapsloven som årsregnskap og uniformert korrespondanse med revisor.

Oppbevaring kan skje på alle egnede media fra papir via fotografisk film til Memory-sticks. man kan skifte media underveis og kaste det gamle mediet - forutsatt at man skriver opp hva man gjør. I realiteten er reglene laget med tanke enten papiroppbevaring eller digital oppbevaring i digitale innretninger som er laget for formålet. Den bokføringspliktige har ansvaret for at oppbevaringen lykkes.

Bare digital oppbevaring har regler i forskriftene om sikkerheten. Vær oppmerksom på at forskriftene nevner elektronisk oppbevaring. Jeg tillater meg i følkeopplysningens ånd å skrive konsekvent om digital oppbevaring. Poenget er nemlig det digitale tegnspråket som i vanlig bruk ikke er leselig for mennesker. Vanlig bruk er digitale tegn lagret optisk (som på CD DVD mm) eller magnetisk (som på harddisk, tape og lignende magnetiske apparater) - altså ikke elektronisk, men klart utenfor datamaskinens elektroniske komponenter. At vi bruker elektronikk for å presentere stoffet for mennesker er en annen sak, lagring og lesing er forskjellige oppgaver.

Lovens bestemmelser for oppbevaring kan illustreres slik:




Hovedsaken er de lovbestemte spesifikasjonene og dokumentasjon. Det er altså ikke noe prinsipielt som sier at økonomisystemet skal oppbevares. Det er verd å merke seg at med den ur-ordningen for bokholderi der bokførselen presenteres i de lovbestemte spesifikasjonene (tidligere kalt spesifisert hovedbok mm) og dokumentasjonen (bilagene) står ved siden av (utenfor), kan man i ytterste konsekvens oppbevare de lovbestemte spesifikasjonene og bilagene og kaste økonomisystemet. For de som har omfattende økonomisystemer med mange registreringer ut over pliktøvelsene og økonomisystemet har mange funksjoner ut over bokholderi (som f eks intern kontroll og logistikk) kan slik oppbevaring være redningen fra en meget kompleks oppbevaringsplan.

Nedenfor illustrerer jeg en spesifisering av oppbevaring av dokumentasjon og en tolkning av forskjellen mellom primærdokumentasjon (10 år) og sekundærdokumentasjon (3,5 år).


Transaksjonen (leveransen) skjer midt i tabellen. Etter leveransen er listet opp primærdokumentasjon, sekundærdokumentasjon er vanligvis laget forut for leveransen. Sekundærdokumentasjonen i første rekke forut for leveransen skal så godt som alltid oppbevares. Sekundærdokumentasjonen i 2. rekke forut for leveransen skal bare oppbevares dersom forskriftene har en bransjebestemt regel om slik oppbevaring - altså etter individuell vurdering.

Tilbake til Index.