BOKFØRINGSLOVEN Tilbake til Index
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005
Redaktør: JAN BLOM;  jblom@bokholder.com
BOKFØRINGSLOVEN, OVERSIKT
C-9.  Utleggsmodellen.

Utleggsmodellen er et unntak fra hovedregelen om at dokumentasjon av innkjøp (innkjøpsnoteaer) skal være stilet til den bokføringspliktige for å oppnå skattemessig fradrag for kostnad og refusjon for inngående MVA. Utelggsmodellen er populærnavnet på unntaket som er beskrevet i forskriftenes §5-5, 2. ledd.

For egen regning tør jeg antyde at modellen er upresist beskrevet og må anvendes med fornuft og etter sin hensikt. Unntaket gjelder bare ved kontantsalg, det er sikker avledning av bestemmelsene som sier at alle andre transaksjoner skal motpart være med i salgsdokumentet (her får vi i det minste nytte av lovens utvidete syn på hva som er kontantsalg, nemlig også kredittkortsalg).

Formålet er å forenkle håndteringen av småutgifter som betales kontant i bokføringen uten at dette skal få negative konsekvenser for bokføringspliktige. Modellen er "avledet" av systemet med reiseregninger, men er ikke begrenet til reisekostnader. Hovedpunktene er:

1a - "Ved kontantkjøp fra detaljist kan angivelse av kjøper utelates når vederlaget er lavere enn kr 1 000 inklusive merverdiavgift og varen eller tjenesten ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse."

1b - "Når kjøper ikke er angitt, skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene. Dokumentasjonen skal dateres og signeres.".  Det er dette som ligner på reiseregning.

2a - "Ved kjøp som er lagt ut av en ansatt i den bokføringspliktige virksomheten gjelder ikke beløpsgrensen som nevnt i annet ledd."

2b - "I slike tilfeller skal den ansatte utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene." 

2c - "Kassakvittering skal oppbevares sammen med eventuell annen dokumentasjon, herunder dokumentasjon som nevnt i foregående ledd." Her anvendes plutselig ordet "kassekvittering". det er det eneste stedet det forekommer. Det må oppfattes som salgsdokumentet. Språklig sett er en kvittering et bevis for at betaling er utført og akseptert av den som skal ha oppgjør.  Det finnes ingen plikt til å lage både salgsdokument og dokument som bekrefter at betaling er skjedd ved kontantsalg (Hva en kunde kan kmme til å be om er en annen sak). 


Det finnes allerede flere oppfatninger av hva disse bestemmelsene sier:
- Den vanligste tolkningen er at innsatsfaktorer og varer for videresalg må ha navn på rett part for MVA-refusjon uansett kjøpesum og uavhengig av hvem i bedriften som gjennomfører kjøpet.
- For andre innkjøp (overhead kostnader) gjelder en beløpsgrensen på kr 1000 (inkl MVA) for eiere, enkeltmannsfirmaer og næringsdrivende personer når eiere gjør innkjøpene selv.
- For andre innkjøp (overheadkostnader) kan ansatte kjøpe "for arbeidsgiveren" med eget navn på bilag for høyere beløp enn kr 1000.

Analyse av hensikt gjør at jeg personlig er jeg av den oppfatning at den første tolkning er anvendelig for de to tilfellene (innsatsfaktorer og kostnader, benevnt som 1 og 2 ovenfor) som er nevnt i forskriftenes § 5-5. Dette betyr i så fall:
- Eiere er likevel ikke ekskludert fra kontantkjøp av indirekte kostnader, for når navnet på eieren står på salgsdokumentet er han motpart og ingen unntaksregel er nødvendig - han er firma. Ved rask gjennomlesning ser det ut som om eiere ikke kan utføre slike kjøp. Min oppfatning er at han er ekskludert fra type-2 transaksjonene ovenfor for han ikke trenger noen unntaksregel.
- Kontantinnkjøp etter utleggsmodellen kan anvendes av alle som er på oppdrag for bokføringspliktige og er ikke begrenset til ansatte. Freelancere, lydteknikere som driver enkeltmannsforetak, IT-konsulenter på oppdrag kan få dekket direkte utgifter etter disse reglene.
- For alle innsatsfaktorer og varer for videresalg skal rett kjøper nevnes på salgsdokumentene.
- For indirekte kostnader over kr 1000 (inkl MVA) skal navn på kjøper stå på dokumentasjon av kjøp, men det er i orden med "den ansatte".
- Dokumentasjonskravene for tilleggsdokumentasjon som kreves der enten navn mangler, den ansattes navn er anvendt eller innsatsfaktorer er kjøpt kontant, er lik for de to transaksjonstypene ovenfor (formål, dato og signatur i tillegg til salgsdokumnet).

Oversikt over Kjøpers forhold til dokumentasjon av innkjøp som er utført kontant: 

Salg fra detlajist	Utlegg som ansatt gjør kontant for bedrift	Kontant kjøp av innsatsfaktorer	Øvrige kontantkjøp til bedrift	Kontantsalg til konsument
Kjøpers navn på selgers dok.	Nei	Nei	Nei	Nei
Kjøpers navn på køpers dokumentasjon.	Nei	Ja  (med stempel og selgers signatur)	Ja, for kjøp over kr 1000 (inkl MVA)	Nei
Formål tilføyes til kjøpers dokumentasjon.	Ja, på utelggs-oppstilling	Nei	Påføre formål eller anvendelse	Nei
Kjøpers dok må inkludere utleggs-oppstilling	Ja	Nei	Nei	Nei