BOKFØRINGSLOVEN  Tilbake til Index
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005
Redaktør: JAN BLOM;  jblom@bokholder.com
C-2. Dokumentasjon av salg.

Dokumentasjon av salg har fått høy prioritet i Bokføringslov og forskrifter. Grunnen til dette er at kjøpers bokholderi er så avhengig av mottatt salgsdokumentasjon både når det gjelder innhold av opplysninger og tid for registrering. Det er salgsdokumentasjonen som smører maskineriet.

Det tradisjonelle salgsdokument er kjent som faktura og vi er vant til å se dette som et nokså uniformert A4 ark. Det er krav til et visst minimum av opplysninger i dette dokumentet. Forskriftenes krav til opplysninger ar så lite at tilnærmet alle som handler utsteder fakturaer med flere opplysninger som en del av kundeservicen. Forsyndelser mot reglene om innhold i salgsdokumenter har eksistert bestandig, særlig blant de som handler i store volumer med små transaksjoner til konsumenter.

Mest kjent for å ha utstedt utilstrekkelige salgsdokumenter lenge er Den Norske Bokklubben AS. Det har vært en overraskelse å se at et landsdekkende selskap med salgsdokumenter viss innhold  ville fått en pakistaner-drevet forretning stengt på få måneder, kan holde det gående i årevis helt åpenlyst. Den viktigste utilstrekkeligheten til nevnte selskap er at navn på selger ofte ikke er registrert i Foretaksregisteret (f. eks. Bokklubbens Barn) og at foretaksnummer-MVA mangler. River man betalingsblanketten av salgsdokumentet er kjøper bare angitt med medlemsnummer osv.

Det er viktig at man bruker 2005 til å gjennomgå innhold på salgsdokumentasjonen for å se at den minst holder lovens minimumskrav. Husk at kontantsalgsdokumentasjon har krav til akkurat det samme innholdet som fakturaer, selv om vi er vant med å se slike i en annen papirstørrelse (unntak for kundens navn i visse tilfeller).

Dersom tiden er inne for å se nærmere på transaksjonsbehandlingen i bedriften din, og det er det i de fleste bedrifter i landet, er det viktig for den gode analyse at man er i stand til å tenke digitalt. Nedenfor illustrerer jeg opplysningene i et salgsdokument, men ikke med utgangspunkt i fasongen til et A4-ark. Jeg viser salgsdokumentet slik man gjerne illustrerer innholdet at en data-record, der opplysningene fremstilles som datafelt:



Hvordan lese plansjen:
- Øverste rad med felt er minimum datafelt i en salgsdokumentasjon (faktura). Vi er mest vant til å få dataene (opplysningene) servert som tekst på et A4-ark, men nå holder jeg på med å forberede deg på å forstå EDI.
- Nederste rad med datafelt eksempel på data som er vanlig å "registrere". De røde feltene er minimum av opplysninger som må "bokføres". Disse opplysningene er minimumsinnholdet i pliktige spesifikasjoner som er beskrevet i avsnittet om dokumentasjon av bokføringen. Det er de røde feltene som er oppbevaringspliktige. Mediet for oppbevaring er de pliktige spesifikasjonene. De blå feltene er nyttige opplysninger, svært nyttige. De blå feltene er opplysninger som med fordel kan flyttes fra selve dokumentet (bilaget - det er der vi har vært vant til å se disse opplysningene til nå) til bokført "record" i økonomisystemet. Disse opplysningene er ikke oppbevaringspliktige - med unntak av rettestatus!

Merknader til opplysningene:
- Jeg har utelatt selgers bilagsidentifikasjon (fakturanummer). Selger skal ha en beskrevet orden i sine salgsdokumenter som tar vare på en fullstendighetskontroll - det vanligste er fortasatt "tett nummerserie", men det er full åpning for andre teknikker bare den er beskrevet i systemdokumentasjonen. Disse numre behøver strengt tatt ikke meddeles kunden, men jeg har til gode å se noen som ikke gjør akkurat det.
- Legg merke til at krav til dato er dokumentdato og leveringsdato. Det er vanlig å operere med forfallsdato også. Merverdiavgiftsatsen skal styres av leveringsdato, men det er dokumentdato som er pliktig opplysning for bokføring og som skal styre merverdiavgiftoppgaven.
- Tilordningskoder vil normalt gjelde hele kontostrengen. Det kan være at oppbevaringsplikten for tilordningskoder begrenser seg til den undegruppe av koder som er nødvendige til å spesifisere årsregnskap, avgiftsoppgaver og likningpapirer. Det siste temaet er mest interssant for SAP-kunder der kontostrengen nesten helt sikkert vil være lang og bidra til at pliktige spesifikasjoner blir uoversiktlige. Dette temaet er ikke prøvet og synet bryter sterkt med regnskapslovens kapittel 2.
- Prisen behøver ikke være skrevet i salgsdokumentet, men jeg har til gode å se noen ikke yte såpass til service.
- I Norge skal MOMS-beløp komme frem av salgsdokumentet. I EU kreves MOMS-prosenten. Det siste vil nok tvinge seg frem i Norge også nå som vi har både mange og varierende MOMS-satser. Få MOMS-prosenten med i nye systemer.
- Signaturer er kontrollopplysninger og ikke en del av bokholderiet. Jeg tenker meg digitale signaturerer.

Tilbake til Index.