C     DOKUMENTASJON
BOKFØRINGSLOVEN
EN VEILEDNING (©2005, JAN BLOM;jblom@bokholder.com)

C - Dokumentasjon.

1. Systemdokumentasjon.

Systemdokumentasjon etter BFL må ikke forveksles med systemdokumentasjonen som leverandøren av økonomisystemet bør gi deg. Det er synd at begrepet i regnskapsloven er det samme som IT-leverandøren bruker slik at forveksling er så nærliggende. Regnskapsloven kunne med fordel anvendt et begrep som "systematikk-beskrivelse" so å markere poenget. Poenget med systematikkbeskrivelsen er å vise hvordan organisasjon og IT-system samspiller. Systematikkbeskrivelsen skal være laget konto g lettfattet (jeg tror det er det eneste sted i noe norsk forskrift at noe skal være kort og lettfattet) slik at det kan leses av blant annet en bokettersynsrevisor for å få oversikt. Her bør det bl. a. stå hvilke transaksjonstyper men har, hvilke deler av økonomisystemet som er tatt i bruk for å behandle dem, hvilke fullstendighetskontroller man faktisk bruker, gyldighetskontroller, fullmaktsystem, oppbevaringsplan for langsiktig oppbevaring mm.

BFLs regler er lite synlige, de danske reglene er til bedre hjelp. Dansk regnskapslov foreslår:

- Beskrivelse av bokføringen
- Beskrivelse av hvordan systematikken sikrer fullstendighet og nøyaktighet
- Beskrivelse av konteringsinstruks og ajourhold
- Beskrivelse av elektronisk utveksling
- Beskrivelse av benyttede EDB-systemer
- Beskrivelse av kontrollspor
- Beskrivelse av oppbevaringssystemene og hvordan regnskapsmaterialet fremfinnes og skrives ut i       klarskrift.
- Beskrivelse av hvordan de systemgenererte poster beregnes
- Oppbevaringsplan (hva, hvor lenge, hvordan, hvor, filnavn).

Der visse transaksjonstyper eller handlinger kan være vanskelig å definere skriver man seg ut av situasjonen i systematikkbeskrivelsen. Det kan hende at Fylkesskattesjefens folk er uenige, men er eget valg beskrevet har man langt på vei gjort jobben sin. Husk at i fremtidige bokettersyn kan dette dokumentet være noe av det første som blir spurt etter fra kontrollørenes side.

2. Dokumentasjon av salg.

Dokumentasjon av slag har fått høy prioritet i Bokføringslov og forskrifter. Grunnen til dette er at kjøpers bokholderi er så avhengig av mottatt salgsdokumentasjon både når det gjelder innhold av opplysninger og tid for registrering. Det er salgsdokumentasjonen som smører maskineriet.

Det tradisjonelle salgsdokument er kjent som faktura og vi er vant til å se dette som et nokså uniformert A4 ark. Det er krav til et visst minimum av opplysninger i dette dokumentet. Forskriftenes krav til opplysninger ar så lite at tilnærmet alle som handler utsteder fakturaer med flere opplysninger som en del av kundeservicen. Unntak har eksistert over lang tid, særlig blant de som handler i store volumer med små transaksjoner til konsumenter. Mest kjent for å ha utstedt utilstrekkelige salgsdokumenter over svært lang tid og i svært stort opplag til antatte konsumenter er Den Norske Bokklubben. Det har vært en overraskelse å se at salgsdokumenter med et innhold som ville fått en pakistaner-drevet forretning stengt på få måneder kan holde det gående i årevis helt åpenlyst. Det er viktig at men bruker 2005 til å gjennomgå innhold på salgsdokumentasjonen for å se at den minst holder lovens minimumskrav. Husk at kontantsalgsdokumentasjon har krav til akkurat det samme innholdet som fakturaer selv om vi er vant med å se slike i en annen papirstørrelse (unntak for kundens navn i visse tilfeller).

Dersom tiden er inne for å se nærmere på transaksjonsbehandlingen i bedriften din, og det er det i de fleste bedrifter i landet, er det viktig for den gode analyse at man er i stand til å tenke digitalt. Nedenfor illustrerer jeg opplysningene i et salgsdokument, men ikke med utgangspunkt i fasongen til et A4-ark. Jeg viser salgsdokumentet slik man gjerne illustrerer innholdet at en data-record, der opplysningene fremstilles som datafelt:

<<<salgsdokument>>>

3. Dokumentasjon av kontantsalg.





4. Avgrensning av kontantsalg.

Forskriftenes § 5 definerer kontantsalg som: "Med kontantsalg menes salg der kjøpers betalingsforpliktelse ovenfor selger gjøres opp ved levering".

Definisjonen synes plausibel nok, men det er varslet at den vil bli praktisert med følgende utgangspunkt: Minst alle som har kasseapparat etter tidligere bestemmelser skal ha kasseapparat etter de nye bestemmelsene. Ingen serveringssteder i landet skal kunne kutte ut kasseapparat ved henvise til at alle deres kunder bruker kredittkort!

For å få til dette har man gått til den spesielle fortolkning at oppgjør med "kort" er å regne som kontantsalg etter definisjonen. Logisk sett er dette et kunstgrep fordi hvor endelig oppgjør med kort faktisk er avhenger (er betinget av) hvilke forsikringsordninger selgeren er med på.

De vanlige kort-ordningene inngår vi kjenner fra konsumentmarkedet inngår i gruppe oppgjørsformer som kalles "3. parts-løsninger". Slike ordninger bygger på at både kjøper og selger på forhånd har akseptert at en 3. part organiserer oppgjør mellom kjøpers og selgers bankkonti på visse betingelser. Oppgjørsformer av denne type er ikke begrenset til fysisk tilstedeværelse slik vi tenker oss er tilfelle ved ekte kontantsalg. Dette er f. eks uten sammenligning den vanligste oppgjørsorganisering ved vanlig internettsalg, uten at dette regnes som kontantsalg av den grunn. 3. parts-løsninger for oppgjør er på full fart inn i profesjonell handel. Ordningene sørger for både hurtig oppgjør og tjener kontrollformål som legitimasjon for vareutlevering mm. Jeg har identifisert mer enn 150 ordninger for 3. partsløsninger på det vestlige markedet. Dette inkluderer de tradisjonelle konsumentordningene som Mastercard og Visa, men ekskluderer ordninger som ikke involverer en rell 3. part som Ikea-kort (fordi det bare kan anvendes hos Ikea) og Esso-kort (fordi det vare kan anvendes hos Esso). De øvrige ordningene omtales i nyere økonomisk litteratur som E-money. E-money skal sørge for hurtigere, automatisert, mer feilfri behandling av oppgjørstransaksjonen for begge parter og reduksjon av kredittrisiko for selger. Reduksjon av kredittrisiko har gjort at hittil er det selger som har betalt for ordningene i de fleste tilfeller.

Nå ser det ut for at de norske reglene med hjemmel i administrativ praksis (siden det ikke går frem av språkbruken i reglene) blander sammen kontantsalg og alminnelige 3. parts-løsninger i handel som tradisjonelt har vært kredittsalg, må man være oppmerksom og skrive seg ut av kontantsalg i systembeskrivelsen for å unngå å bli viklet inn i formalreglene for kontantsalg der man ikke behandler kontanter. Det siste nytter nok ikke for serveringsbedrifter.


5. Dokumentasjon av Varelager.

    1.  Reglene for dokumentasjon av varelager er spekket med formelle krav. Formalkravene må være tilfredstillet for å ha gode bevis på hånden dersom skattemyndighetene fatter interesse for skattemessig balanseverdi på varelageret til bedriften din. Endringer i skattemessig verdi på varelager vil vanligvis slå ut med tilsvarende beløp (med motsatt fortegn) i skattepliktig inntekt for samme år (men ikke ha betydning for samlet skattemessig inntekt for bedriftens livstid). Til vanlig vil inntektsendringer som stammer fra vurdering av varelagerets verdi bare gi tidsforskjeller i inntektsmålingen. Varelager er det område der skattemessige og renskapsmessige vurderingsregler er mest forskjellig , selv i små bedrifter. Derfor vil alle bedrifter for hver varepost ha behov for både skattemessige verdier (anskeffelseskost) og regnskapsmessige verdier (som vanligvis er den laveste av anskaffelseskost og salgsverdi [salgspris - salgskostnader]).

Forsriftens §6-1 sier at: "Varelageret skal telles ved regnskapsårets slutt". Det eneste unntaket som er nevnt direkte i forskriftene er at de som har "betryggende", forutsatt at tilgang og avgang kan dokumenteres på "tilfredstillende måte". Betryggende og tilfredstillende måte er ikke definert . Min antakelse er at kravet til betryggende og tilfredstillende måte bygger på et system som:
- har vist at det fungerer stabilt over tid.
- viser transaksjoner enkeltvis.
- systemet anvendes i en organisasjon med fullstendighetskontroll for registreringene.
- systemanvendelsen er dokumenter (beskrevet).
- transaksjonsdokumentasjon finnes (eller kan fremskaffes). Dokumentasjonen kan godt være leget av et annet IT-system og kan med fordel være salgsdokumentasjon og innkjøpsdokumentasjon.

Før bokføringsloven ble det praktisert av store bedrifter med spesielt omfangsrike lagre (mange tusen artikler) at ikke alle artikler ble tellet i løpet av regnskapsåret. Det betyr at bedriftene baserte seg for det vesentlige av andre typer kontroller enn fysisk telling. Imidlertid er det regnet som lite forsvarlig å la være å utføre fysiske i det hele tatt. Kravet til fysisk kontroll ble omtalt som "forsvarlig kvantumskontroll". I de fleste tilfeller ble dette utført som måling eller veiing (som er greitt nok som "telle-teknikk" etter dagens regler også), men på stikkprøvebasis. Strengt tatt kan en faglig orientert person ikke uttale seg som hele lageret på bakgrunn av noen stikkprøver om ahan ikke anvender representative utvalg og statistikk. Etter det jeg har observert har det skortet på statistikkunnskapene.

NOU 20 fra 2002 sier at reglene for kvantumskontroll med varelager er laget med sikte på kontinuitet. Kontinuitet var departementets utgangspunkt for formulering av reglene. Dette betyr, er jeg meddelt muntlig, at dersom de gamle reglene ga hjemmel for forsvarlig kvantumskontroll uten full telling, så er det meningen at de nye reglene skal gjøre det også, selv om dette ikke kan leses ut av forskriftene alene med vanlig språkforståelse. Den juridiske forståelse som er kommet fra departementet viser hvilken vekt som legges på forarbeidene i norsk jus (og administrativ praksis enda denne ikke er offentliggjort). Dersom "min venn" i departementet har rett i sin utleggning, står vi ovenfor et eksempel på en stor kontrast mellom EU-rett og norsk jus. EU rett har ingen henvisning til forarbeider - det som står i regelverket står ikke der. Dette er på en måte naturlig, for hvilket lands forarbeider skulle man i så fall henvist til.

Jeg har skrevet avsnittet ovenfor for å gi støtte til andre former for forsvarlig kvantumskontroll enn full telling. Men praktisering av synspunktet krever nok en faglig begrunnelse som vil betyr at en form for statistikk må anvendes for å kunne uttale seg om hele lageret etter å ha undersøkt en liten del av dette.

Og bare så det er dagt: Nullpunktstellinger holder ikke som stikkprøver fordi ikke er de tilfeldig valgt og ikke blir det målt noe kvantum. Nullpunkttellinger kan bare være supplement til full telling.

    2. Tellelister er oppbevaringspliktig primærdokumentasjon. Disse skal være signert, datert, forhåndsnummerert og se ordentlige ut.

Det vanlige i dag er at utskrift av en digitalt vareregister anvendes til dokumentasjon av skattemessige og regnskapsmessige verdier. Dette er gjerne en funksjon av at kvantum fra tellingene er ført inn i registeret etter telling. Dermed blir verdioppgavene også primærdokumentasjon. Det skal fremgå tydelig fra verdidokumentasjonen hvilke varer som er verdsatt på annen måte enn historisk kostpris. Og så kreves det en verdisum for varer verdsatt etter historisk kost og andre verdier hver for seg.

Den siste setningen ovenfor var min omskrivning av forskriftenes tekst som lyder:"Varer verdsatt til virkelig verdi skal vises som egengruppe". Regnskapslovens hovedregel for verdi av varelager i balansen er historisk kost. Eneste tillatte alternativ er å presentere lavere verdier dersom varene så objektiv som mulig ikke er verd mer fordi de ikke lar seg selge for høye som salgspriser til å få dekket både salgsomkostninger og historisk kostpris. Bare dersom virkelig verdi av varene er lavere enn historisk kost skal man bruke virkelig verdi i balansen, uansett årsak. Uttrykket "vist som egen gruppe" oppfatter jeg som "tydelig merket og summert i egen sum".


 

6. Dokumentasjon av balansen.

Forskriftene gjør standard korrespondanse om mellomværender ved årsavslutning til oppbevaringspliktig som dokumentasjon av balansen. Forutsetningen for oppbevring er at slik korrespondanse finnes. At oppgitt mellomværende er oppgitt med annet beløp enn du selv har valgt å anvende påvirker ikke oppbevaringsplikten, nødvendige avstemninger blir oppbevaringspliktig i tillegg.

Visse bedrifter - som finansieringsforetak under tilsyn og VPS - har plikt til å meddele mellomværender både til skatteyter og til skattedirektoratet.Disse vet man skal være til oppbevaring.

Slik korrespondanse blir ikke nødvendigvis bokført og må oppbevares i tillegg til posteringsdokumentasjonen (bilag). Slik korrespondanse er imidlertid viktig for å gi grunnlag for regnskapsmessige vurderinger, dette er særlig viktig for kursnoterte verdipapirer og valutaposter mm. Ved årsskiftet må de regnskapsmessige vurderinger som skal gjennomføres i årsregnskapet bokføres. Legg merke til at det ikke er lovgivers mening at dokumentasjon etter regnskapsloven og dokumentasjon etter bokføringsloven skal være "felles". For valutaposter og kursnoterte verdipapirer mm kan det være at plasseringen i balansen avgjør hvilken verdi som skal presenteres i årsregnskapet. Dokumentasjon av beregnet verdi etter regnskapsloven skal forutsetningsvis oppbevares sammen med oppbevaringspliktig korrespondanse etter bokføringsloven.



7. Internasjonale handelsdokumenter.

Internasjonale handelsdokumenter som ikke er fakturaer eller tollnotaer regnes for korrespondanse og er bare oppbevaringspliktig etter bokføringsloven i den grad de er viktige for bedriftens gjeld etc. Vanligvis er faktura nok for å dokumentere transaksjonen, det skal den være. Er ikke faktura nok for å fastsette tollverdi bryter utsteder internasjonale overenskomster og yter dårlig kundeservice ved at kunden kan få ekstra bryderi med tollvesenet et eller annet sted.

I mange sammenhenger får jeg spørsmål om hva som er tilstrekkelig beskrivelse av varen. Svaret er;
- Varekode er ikke nok, salgsdokument skal inneholde minst ett ord om varens beskaffenhet, også i EDI-forbindelse selv om det presumtivt ikke er noen som skal lese notaen.
- Nok beskrivelse til å kunne fastslå hvor i internasjonal tolltariff varen hører hjemme.


8. Dokumentasjon av bokføringen.

Dokumentasjon av selve bokføringen skal minst skje gjennom lovbestemte spesifikasjoner. Uansett hvor mye bokholderistoff som oppbevares er oppbevaringen utilstrekkelig om ikke disse er med i oppbevaringen. Slik loven er formet er innholdet av disse spesifikasjonene dete vesentligste som skal oppbevares for registrerte transaksjoner, ikke evnen til å lage dem.

Dette betyr at siden selve spesifikasjonene inneholder det meste av det man behøver å oppbevare av registreringer av transasksjoner, vil man tilfredstille kravet til innhold i oppbevaring uten at evnen til å lage spesifikasjonene er tatt vare på. På denne måten blir FD's kupp i Ot prop. 46 fra 26. mars 2004 til en lettelse i langtidsoppbevaringen av registrering av transaksjoner, særlig for bokføringspliktige med omfattende økonomisystemer.

Det er en begrensning til tolkningen ovenfor i BFL §13, 2. ledd som lyder: "Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt."
Det er blitt litt spennende hva innholdet av denne bestemmelsen er blitt etter "kuppet" i Ot. prop. 46. Opprinelig var bestemmelsen en ren videreføring av eldre forskrifter i MVA-loven. Opprinnelig var forskriftshjemmelens mening at når regnskap var ført digitalt skulle det digitale opprettholdes i 3,5 år for at kontrollmyndighetene skulle kunne analysere digitale opplysninger for å vinne tempo og effektivitet. Jeg vet det var kontrollmyndighetenes ønske å kunne anvende selve regnskapssystemet til kontrollobjektet eller virkelige (live) filer ved akutt kontrollbehov.

For å analysere bestemmelsens nye innhold gir NOU 20 begrenset veiledning fordi oppbevaringsbestemmelsene er vesentlig endret fra NOU 20 (av Ot. prop. 46). Den reduserte tolkningen er at siden bestemmelsen er tatt inn lovens § 13 om oppbevaring kan det bare dreie seg om 3,5 års ivaretakelse av digital representasjon av oppbevaringspliktige opplysninger - altså lovbestemte spesifikasjoner. Den videste tolkningen er at bestemmelsen går ut på at digitalisering av bokførte opplysninger skaper sien egen oppbevaringsplikt i 3,5 år  av filer. Dette kan også fremstilles som at et digitalt regnskapssystem skal holdes tilgjengelig for kontreollmyndighetene i 3,5 år.  Hva bestemmelsen faktisk betyr er ikke prøvet, hverken for retten eller i form av en uttalelse.

Anbefalt adferd intil videre:
- Hva som enn velges må valget skrives inn i Sytembeskrivelsen for Bokføringssystemet slik at valget er begrunnet og doukementert.
- Den omtalte setningen i BFL §13, 2. ledd står i et avsnitt som inneholder to setninger om oppbevaringstid for "regnskapsmateriale" som er nevnt i 1. ledd. Dermest kommer setningen om "bokførte opplysninger". Jeg mener det må være tillatt å forstå loven slik at setningen henviser til digital representasjon av de oppbevaringspliktige opplysningene som er nevnt i 1. ledd. Det er vanskelig å komme til en annen løsning ut fra lovens formuleringer, selv om jeg er kjent med at slik praksis i noen tilfeller kan føre til en annen oppfatning enn det som er praktisert av skatte-etatens kontrollører tidligere. Konflikten med tidligere praksis kan komme frem dersom bokføringspliktige velger å oppbevare lovbestemte spesifikasjoner atskilt fra økonomi-systemet.

Se avsnittet om oppbevaring for valg av medium, innhold og oppbevaring av lovbestemte spesifikasjoner.

Det er 9 lovbestemte spesifikasjoner:

1. Bokføringsspesifikasjon	”i ordnet rekkefølge”, tradisjonen tilsier bilagsnummer. dersom denne avviker vesentlig fra en datorekkefølge bør man se etter hva man egentlig driver med.
2. Kontospesifikasjon	Pr Konto m/relevante behandlingskoder
3. Kundespesifikasjon	Pr kunde
4. Leverandørspesifikasjon	Pr leverandør
5. [Uttak til eiere	Pr eier] (betinget av færre enn 10 eiere)
6. Salg til eiere	Pr eier
7. Ytelser til ledende ansatte	Pr ledende ansatt
8. Spesifikasjon av MVA	Bevegelse pr artskode
9. Spesifikasjon av oppgavepliktige ytelser	Trans. Pr konto i regnskaps-systemet pluss sum pr  avgiftssats pr kommune

Den drevne bokholder vil gjenkjenne de 4 øverste spesifikasjonene som de samme basisrapporter vi har i dag (Bilgsjournal, Spesifisert hovedbok, spesifiserte reskontri). Salg og ytelser til eiere og ledende ansatte er noe nytt som må finne praktiske løsninger. Nr 8 er helt ny. Spesifikasjon av oppgavepliktige ytelser er ikke ny fordi den inneholder tall som produseres under dagens regler fordi vi allerede rapporterer oppgavepliktige ytelser pr kommune. Det nye er å sette opplysningene sammen i én oversikt.

Tilbake til Index.