B
REGISTRERING
BOKFØRINGSLOVEN
Tilbake
til Index
EN
VEILEDNING FOR PROFESJONELLE
©2005
B
- Registrering
vs/ bokføring
1. Definisjoner
I bedrifter som bruker EDB
registreres mye. Bare en liten del av det som registreres er
bokføring, selv når vi begrenser oss til
økonomisystemet. Registrere er et begrep som bokholdere deler
med IT-bransjen, men bruken er forskjellig. Her oppstår
misforståelser. Den undergruppe av registreringer som kalles
bokføring skal oppbevares presenteres i 10 år etter
bokføringsloven. Dette lovkrav skiller dem fra alskens andre
registreringer. Definisjonen i bokføringsloven er som
følger:
"Bokføring er definert som registrering av transaksjoner og
andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker
eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter eller kostnader i
regnskapssystemet.
Begrepet kan
presiseres ytterligere ved å definere bokføring som
oppdatering av kontospesifikasjon (hovedbok) og av kunde- eller
leverandørspesifikasjoner (reskontro). Dette betyr i praksis at
bokføring representerer en debet-/kreditpostering. Det som skjer
av innleggelse av data i regnskapssystemet forut for
bokføringstidspunktet, går inn under benevnelsen
registrering (eller også pre-registrering)." (NOU n20/2002 pkt
8.1).
Selv i regnskapssystemet
(økonomisystem er et svakt definert større begrep)
registreres mye som ikke er bokføring. Eksempel: kredittid for
kunder, pris på en vare.
Bokføringssystemet trenger
også en definisjon. Bokføringssystemet er de segmenter av
økonomisystemet som er direkte orientert mot å produsere
lovbestemte spesifikasjoner. Definisjonen fra NOU 20/2002 er slik at en
av de tradisjonelle funksjonene i et økonomisystem ekskluderes
fra bokføringssystemet og omtales som rutiner som er til for
å produsere dokumentasjon for økonomisystemet. Typiske
eksempler på periferisystemer utenfor bokholderisystemet som er
til for å lage viktig dokumentasjon er kassesystem,
faktureringssystem, lagersystem, lønningssystem etc. På
grunn av logikken i avgrensingen av bokholderisystemet inneholder
bokføringsliven egne regler for lønningssystem og
kassesystem i tillegg til de generelle bestemmelsene.
Regnskapssystem er definert i
regnskapsloven som systemer nødvendige for å komme frem
til et regnskap. Regnskapssystem antas å være videre
definert enn bokholderisystem. Økonomisystemer er langt mer
omfattende. Økonomisystem er ikke definert i noen juridisk
sammenheng, men må antas å inneholde langt flere
økonomiske hensyn inkludert logistikk og elementer av intern
kontroll. Denne oppfatning stemmer godt med det man er ute etter
når man kjøper IT-system for formålet. Kvaliteten av
slike systemer er sjelden avgjort av om de mesterer
bokføringsloven, men heller kvalitetene i forenkling,
automatisering og effektivisering av intern kontroll.
2. Hva er pliktige
registreringer?
Regnskapsloven er
transaksjonsorientert, merverdiavgiftloven er transaksjonsorientert.
Bokføringsloven skal støtte begge lover. Hovedsaken med
bokføringsloven er å registrere og dokumentere
transaksjoner. Definisjonen av transaksjon i den økonomiske
litteraturen er hovedkriteriet for hva som skal registreres og
dokumenteres. Bokføringsloven bestemmer også når
registrering og dokumentasjon skal skje.
Hovedkriteriet for en transaksjon
er eiendomsskiftet for en vare eller tjeneste. Om ikke annet er avtalt,
er eiendomsskiftet knyttet til den fysiske leveransen. Det er
leveringsdagen som utløser fristene for ajourhold og
dokumentasjonsutstedelse i bokføringsloven.
Ved vanlig varehandel burde dette
være greitt å forholde seg til. Når det gjelder
leveranse av tjenester over tid som strekker seg lenger enn én
dag, kan det kreve bransjekunnskap for å kommer frem til rett
transaksjonstidspunkt.
Minimum data i en
"bokføring" (bokføringsrecord) er:
Dokumentdato/Bilagsnummer/Beløp/Tilordningskoder/ , altså
minimum 4 opplysninger. Der er vanlig et momsbeløp registreres
for seg når dette er aktuelt (manuelt, eller automatisk som
funksjon av tilordningskode kalt momskode).
Det er ingen øvre grense
for opplysningsmengden. Dersom man trenger en leveringsdato av hensyn
til rett regnskapsmessig periodisering, kommer dette i tillegg som en
frivillig opplysning. Det samme gjør logistikkopplysninger og
data som trenges til bokføringssystemets periferisystemer som
lagerkartotek etc.
3. Ajourhold.
Det er to typer ajourhold i
bokføringsloven, tidsfrist for dokumentasjonsutstedelse og tid
for bokføring (registrering av opplysninger til lovbestemte
spesifikasjoner). Forskriftene til bokføringsloven har 2
tekstsider om tidsfrist for salgsdokumentasjon. Dette kommer av at BFL
har et generalforbud mot forhåndsfakturering. Samtidig er man til
fulle klar over at i visse bransjer er forhåndsfakturering
praktisert over lang tid med fornuft. Loven har ikke som intensjon
å endre på etablert praksis som anses som sunn. Eksempler
på akseptabel forhåndsfakturerering er velkjente tilfeller
som strømregninger, abonnementer og husleie.
Den juridiske finessen ved en
tillatelse til forhåndsfakturering er en generaltillatelse til
å fakturere med MVA selv om leveranse ikke er skjedd. Dette
fører til at MVA må betales samtidig som mottaker
legitimeres til å få MVA refundert. Det er ikke alltid slik
tillatelse er noe man skal ta i bruk. Særlig eiendomsbransjen har
hatt tradisjon for å "fakturere" utleie for neste år i
desember. Leietakere betaler oftest kvartalsvis eller månedsvis,
og jeg kaller det lite lurt å sette seg i posisjon til å
betale salgsMVA nesten ett år før det er meningen å
få penger fra kundene. Eiendomsbransjen har god grunn til å
tenke gjennom tingene sine på nytt, og utstede dokumentasjon for
MVA-refusjon i takt med avtalt innbetaling fra kundene.
Ved kontantsalg kreves at
salgsdokumentasjon utstedes samtidig med leveranse, ikke engang senere
på dagen - samtidig. Med mindre man har en online realtime
kasseterminal, skjer registrering i hovedbok ved en senere anledning
innenfor mva-terminen. Samtidighet kreves også for
salgsdokumentasjonen.
Ellers er hovedregelen for
utstedelse av salgsdokumentasjon 30 dager etter leveranse. For levering
over tid (som er vanlig ved mange tjenester) skal månedsfaktura
sendes innen 15 dager etter periodeslutt. Forøvrig henvises til
bransjebestemmelsene i forskriftene.
Med unntak av kontantsalgsreglene
har loven ikke en like klar regel for når bokføring skal
skje. Dette har nok sammenheng med den vanlige forestillingen om at
salgsdokumenter produseres til vanlig med et digitalt apparat som
sørger for "bokføring" samtidig med produksjonen. For de
som har organisert tallbehandlingen son annerledes kreves ajourhold
innenfor hver periode med pliktig rapportering. For vanlige
momspliktige som ikke er under tilsyn av kredittilsynet eller har andre
spesifikke regler knyttet til virksomheten sin gjelder ajourholdskravet
innenfor MVA-terminen.
Ajourholdsreglene kombinert med
dateringsreglene for salgsdokumentasjon virker slik:
Tenk at du mottar en leveranse for
umiddelbart konsum i din forretning 20. februar, men
leverandøren får ikke somlet seg til å skrive nota
før 20. mars. Leverandøren påfører sitt
salgsdokument dato for utstedelse, en dato som du er pliktig til
å registrere. Vanligvis tenker bokføringspliktige at de
ikke kan kostnadsføre kjøpet før de får et
salgsdokument fra selger. Det kan man utmerket godt gjøre bare
man de opplysninger man trenger. Rett periodisering av kostnaden i
dette eksemplet er å kostnadsføre i perioden februar for
da regner vi med at leveransen ble konsumert i din bedrift. Intrigen
som er alvorlig er at du ikke er legitimert til å få
refundert MVA som selgeren vil ha av deg før du har fått
salgsdokument (i mars) som er i en annen mva-termin enn februar.
Perioden du er berettiget til å få mva-refusjon styres av
dokumentutstedelsesdatoen. Dersom din bedrift pleier å anvende
det mottatt salgsdokumentet som bærer av bevis for
gjennomført kontroll med innkjøp og betalingsanvisning,
ser man hvor mange prosesser som blir forsinket selv om selger holder
seg innenfor lovens tidsfrister for salgsdokumenter. De færreste
næringsdrivende gidder å postere kostnad atskilt fra MVA,
men de som handler med hele oljelaster o.l. gjør nok det fordi
MVA-beløpene blir så store. I så fall trenger du en
dato for kostnadsperiodisering i tillegg til selgerens
dokumentutstedelsesdato, altså to datoer der de fleste
økonomisystemer er utstyrt med plass til én dato.
Systematikken er diktert inn i dette sporet av myndighetene som for
enhver pirs ikke lenger vil refundere mva som ikke er betalt inn enda.
4. Timelister.
Tjenesteytende næringer der
verdien på tjenestene antas å domineres av tidsforbruk har
fått plikt til å redegjøre for tidsforbruket til
alle medarbeidere (unntatt det personell som utelukkende er
beskjeftiget med administrative oppgaver). Hvordan slik
redegjørelse skal organiseres sier loven ikke noe om. I praksis
dreier det seg om plikt til å føre timelister. Timelistene
er sekundærdokumentasjon og har 3,5 år oppbevaringstid,
unntatt for bransjer der 10 år oppbevaringstid er bestemt (bygg-
og anlegg, timelønnede).
Timelistene er hjemlet i
bokføringsloven, men skal ikke nødvendigvis
bokføres eller registreres på annen måte.
Tjenesteleveransen regnes som transaksjon, og timelistene blir å
se på som pliktig dokumentasjon av leveransen ut over det som er
pliktig å ha med i salgsdokumentet. Timelisteplikten har ikke i
seg plikt til å ha et timelistesystem som summerer timer pr
prosjekt etc, men dette har mange fordeler av kontrollmessig karakter.
Har man et timesystem, regnes slikt system etter bokføringsloven
som et hjelpesystem for å produsere pliktig dokumentasjon. Det er
dokumentasjonen som skal oppbevares, ikke systemet som sådan.
Nå er det slik at timelistene ikke inngår i pliktige
spesifikasjoner som skal være forhåndslaget. Det må
bety at timeoversikt fra systemet må kunne lages på
forespørsel. En slik strategi har i seg den risiko at man
må sørge for at timesystemet fungerer i hele
oppbevaringstiden. Derfor vil nok de fleste velge å oppbevare
timerapporter, kanskje bare input (råmateriale for registrering).
5. Fullstendighetskontroll.
I manuelle systemer var
"fullstendige nummerserier" uovertruffen fullstendighetskontroll
når det var et menneskelig øye som skulle finne manglende
registreringer. For computere stiller saken seg dramatisk annerledes,
disse kan finne manglende individer uten tette nummerserier bare
logaritmen er forhåndsdefinert og entydig. Hvis noen lurer
på hva jeg er inne på kan jeg nevne folkeregisterets
personnummer. Jeg har aldri truffet 2 personer med personnummer etter
hverandre. Det er ikke overraskende ettersom personnummer bygges op
på en helt annen måte enn tette nummerserier, med
fødselsdato og kontrollsiffer. Likevel bør det være
opplagt at folkeregisteret har fullstendighetskontroll, den er bare
bygget opp på en annen måte enn vi har vært vant til
i et manuelt kontrollert bokholderi.
Ordningene man har tatt i bruk for
å kontrollere fullstendighet skal være beskrevet i
systembeskrivelsen. Dette gjelder i spesiell grad
fullstendighetskontrollen med egne salgsdokumenter (som de fleste
bokføringspliktige velger å lage med tett nummerserie
fordi det er så enkelt å forholde seg til).
6.
Nøyaktighetskontroll.
Den første presentasjon av
det dobbelte bokholderi skjedde i et matematisk verk. Poenget med
matematikken var en aritmetisk metode for kontroll av store
tallmengder. Når BFL gjør dobbelt bokholderi ti
foretrukket metode for registrering av transaksjoner vil jeg tolke
sette om at man ikke kan tillate seg noen dårligere metode for
nøyaktighetskontroll med beløpene. For at
nøyaktighetskontrollen skal være effektiv, må hver
enkelt transaksjon være bokført slik at
beløpskontrollen blir effektiv for hvert enkelt av
beløpene.
Desverre gir ikke det dobbelte
bokholderi noen anvisning på kontroll med de andre kodene som vi
har pliktig til å registrere (tilordningkoder, dokumentdato,
bilagsidentifikasjon), derfor må vi bygge inn logiske kontroller
og kombinasjonskontroller for å sikre oss at de fleste
registreringer blir riktige.
7. Perioderegnskaper.
Aksjeloven krever at styret
skaffer seg oversikt over økonomien minst hvert kvartal
(sjeldnere for små selskaper). børsloven krever
kvartalsrapporter. Andre lover krever også periodiske raporter
som viser omsetning etc.
Når bokføringsloven
omtaler pliktig rapportering mener BFL rapportering som er pliktig
etter BFL alene, ikke andre andre lover. Den juridiske finessen som er
innebygget i dette synspunktet går ut på at Pliktig
rapportering etter BFL skal være bokført ajour og at
rapportering etter andre lover behøver ikke være
bokført etter BFL. Kort sagt betyr dette at all refunderbar MVA
skal være bokført på transaksjonsnivå, men
periodiseringer for å få til en representativ
resultatrepport behøver vi ikke bokføre etter BFL. Det
betyr at månedrapporter etc og kvartalsrapporter til
børsnoterte selskaper kan vi ikke forvente å finne igjen i
en saldobalanse midt i året.
Årsregnskapet som skal til
Brønnøysund derimot, skal være bokført
ajour(selv om det bygger på periodiseringer).
8. Tilordningskoder.
Bokføringsloven inneholder
ikke ordet hovedbokskonto. Hovedbokskonto er ikke hellig lenger.
Nå dreier det som om å ha koder nok til både
praktiske spesifikasjoner og de spesifikasjoner som kreves av lovens
formalkrav. Rene konti er vel og bra, men er ikke lenger noe formelt
krav. Det er nok at lovbestemte spesifikasjoner og rapportering blir
detaljert nok med andre koder i tillegg til hovedbokskonti. I
konsulentverden har men lenge omtalt "kontostrengen" som den rekken med
tilordningskoder som et økonomisystem har definert. I
databaseorienterte økonomisystemer går ønsket om
spesifikasjoner langt utenpå lovens minimumskrav.
Oppbevaringspliktig etter BFL er bare lovens minimumskrav.
Mest kjent og mest anvendt
tilordningskode er mva-koder. Den nye loven er helt spesifikk med at
det er nok å ha alt salg på hovedbokskonto for
driftsinntekter, og fordelingen på de forskjellige
momsområdene utfres med mva-koder. En forutsetning er at
mva-koder i så fall brukes systematisk og fullstendig. Det vil si
at det ikke er omsetning som ikke har en momskode.
Slik sett blir mva-kodene en
forlengelse av hovedbokskontiene. For de aktuelle områder av
økonomisystemet bør inputkontrollen inkludere
fullstendighet i mva-koder. På denne måten viser jeg til et
eksempel der bokføringsordningen omfatter ordninger for intern
kontroll.
9. Bilagsidentifikasjon.
Før het det bilagsnummer. I
RL2 het det bilagsdentifikasjon, noe som betydde at det er det samme
hva for tegn man brukte bare identifikasjonen var unik. BFL anvender
ordet bilagsnummer. Jeg har sjekket med representanter i
Finansdepartementet og fått muntlig utsagn om at dette blir
å forstå som bilagsidentifikasjon; dvs at det er i orden
med bokstaver og andre tegn bare identifikasjonen er unik.
Ses avsnittet om
fullstendighetskontroll.
10. Retting og korreksjon.
Selvfølgelig skal feil
rettes. Det er imidlertid restriksjoner på rettemetode på
grunn av at myndighetene legger sterk vekt på at grunnlaget for
pliktig rapportering som gjelder avgiftsbetaling (MVA og
Arbeidsgiveravgift) ikke må endre seg etter at terminoppgave er
sendt. Derfor er eneste akseptable retting av de 4 pliktige
opplysningene som skal registreres etter en terminoppgave å
registrere retting som om det var en ny transaksjon der den
registreringen som rettes "tilbakeføres med en ny registrering
samtidig som rett registrering gjennomføres. Slik registrering
krever eget bilag. Det skal være en henvisning fra ny
registrering til den som rettes og andre veien. Det er fritt valg om
slik henvisning er en del av registreringen eller påføres
bilagene for begge osteringer, bare den bokføringspliktige
velger én ordning for slik henvisning, skriver den i
systembeskrivelsen sin og bruker den konsekvent. I manuelle systemer
skrev man alltid slik henvisning på bilagene. I digitale systemer
er det hemmende om man ikke velger å tilføye slik
henvisning til registreringene, men det finnes systemer som ikke har
ordning for slike tilføyelser på utførte
registreringer i ettertid. Denne prosessen kalles korreksjon.
Innenfor en periode for pliktig
rapportering (f eks mva-termin) er det i orden å rette feilskrift
uten å lage ny postering. Dette kalles retting.
Vær oppmerksom på at
salgsdokumentasjon som allerede er utstedt ikke kan rettes, bare
korrigeres. Det vil si at av hensyn til kundens bokholderi og
legitimeringen til å få refundert mva, skal
salgsdokumentasjon tilbakeføres i sin helhet (med kreditnota) og
ny faktura lages.
11. Tilsvarende system som
kasseapparat.
Hva for apparat som er alternativ
til kasseapparat ved tilfeldig kontantsalg er ikke krystallklart
definert og vil antakelig trenge en uttalelse fra utvalget for god
bokføringsskikk. Det er ikke lovens mening å skape problem
for næringsdrivende som får besøk av en kunde som
vanligvis får kreditt, men tilbyr seg å betale kontant. En
full kredittsalg-registrering skal etter hva jeg har fått muntlig
fra finansdepartementets representant i høringsrunden være
god nok registrering, forutsatt at registrering og salgsdokument blir
laget senest samtidig med leveranse. Systembeskrivelsen for
bokføringssystemet bør inneholde beskrivelse av hva som
sikrer registrering samtidig med leveranse. Slik samtidighet er det
vanlige for alle moderne digitale systemer fordi registrering ør
vare hentes frem er den vanlige måten å beskrive en
transaksjon. Manuelle systemer der utleveringsseddel brukes som
fakturakladd er ikke godt nok. Legg merke til at full
kredittsalgsregistrering krever registrering på navn.
Ved systematisk kontantsalg vil
det være svært upraktisk å anvende
kredittsalgsystemet sitt dersom dette ikke har en kontantsalgsmodul i
seg. En kontantsalgsmodul vil være et system som gir en
oppgjørsrapport som kontinuerlig kan rapportere hvor mye
klingende mynt som bør være tilstede - og så trenger
man et sikkert sted å legge dem (som ikke er egen lomme). Derfor
er det sterkt begrenset hvor mange kontantleveringer som kan
utføres før men trenger en systematisk kontroll.
Systemer som ikke er
apparatorientert er ikke akseptable unntatt i svært små
forhold og for visse typer sesongsalg etter forskriftene.
Tilbake til
Index.