pacioli_alone         B   REGISTRERING
BOKFØRINGSLOVEN  Tilbake til Index
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005

B - Registrering vs/ bokføring

1. Definisjoner
I bedrifter som bruker EDB registreres mye. Bare en liten del av det som registreres er bokføring, selv når vi begrenser oss til økonomisystemet. Registrere er et begrep som bokholdere deler med IT-bransjen, men bruken er forskjellig. Her oppstår misforståelser. Den undergruppe av registreringer som kalles bokføring skal oppbevares presenteres i 10 år etter bokføringsloven. Dette lovkrav skiller dem fra alskens andre registreringer. Definisjonen i bokføringsloven er som følger:
    "Bokføring er definert som registrering av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter eller kostnader i regnskapssystemet.
    Begrepet kan presiseres ytterligere ved å definere bokføring som oppdatering av kontospesifikasjon (hovedbok) og av kunde- eller leverandørspesifikasjoner (reskontro). Dette betyr i praksis at bokføring representerer en debet-/kreditpostering. Det som skjer av innleggelse av data i regnskapssystemet forut for bokføringstidspunktet, går inn under benevnelsen registrering (eller også pre-registrering)." (NOU n20/2002 pkt 8.1).

Selv i regnskapssystemet (økonomisystem er et svakt definert større begrep) registreres mye som ikke er bokføring. Eksempel: kredittid for kunder, pris på en vare.

Bokføringssystemet trenger også en definisjon. Bokføringssystemet er de segmenter av økonomisystemet som er direkte orientert mot å produsere lovbestemte spesifikasjoner. Definisjonen fra NOU 20/2002 er slik at en av de tradisjonelle funksjonene i et økonomisystem ekskluderes fra bokføringssystemet og omtales som rutiner som er til for å produsere dokumentasjon for økonomisystemet. Typiske eksempler på periferisystemer utenfor bokholderisystemet som er til for å lage viktig dokumentasjon er kassesystem, faktureringssystem, lagersystem, lønningssystem etc. På grunn av logikken i avgrensingen av bokholderisystemet inneholder bokføringsliven egne regler for lønningssystem og kassesystem i tillegg til de generelle bestemmelsene.

Regnskapssystem er definert i regnskapsloven som systemer nødvendige for å komme frem til et regnskap. Regnskapssystem antas å være videre definert enn bokholderisystem. Økonomisystemer er langt mer omfattende. Økonomisystem er ikke definert i noen juridisk sammenheng, men må antas å inneholde langt flere økonomiske hensyn inkludert logistikk og elementer av intern kontroll. Denne oppfatning stemmer godt med det man er ute etter når man kjøper IT-system for formålet. Kvaliteten av slike systemer er sjelden avgjort av om de mesterer bokføringsloven, men heller kvalitetene i forenkling, automatisering og effektivisering av intern kontroll.


2. Hva er pliktige registreringer?
Regnskapsloven er transaksjonsorientert, merverdiavgiftloven er transaksjonsorientert. Bokføringsloven skal støtte begge lover. Hovedsaken med bokføringsloven er å registrere og dokumentere transaksjoner. Definisjonen av transaksjon i den økonomiske litteraturen er hovedkriteriet for hva som skal registreres og dokumenteres. Bokføringsloven bestemmer også når registrering og dokumentasjon skal skje.

Hovedkriteriet for en transaksjon er eiendomsskiftet for en vare eller tjeneste. Om ikke annet er avtalt, er eiendomsskiftet knyttet til den fysiske leveransen. Det er leveringsdagen som utløser fristene for ajourhold og dokumentasjonsutstedelse i bokføringsloven.

Ved vanlig varehandel burde dette være greitt å forholde seg til. Når det gjelder leveranse av tjenester over tid som strekker seg lenger enn én dag, kan det kreve bransjekunnskap for å kommer frem til rett transaksjonstidspunkt.

Minimum data i en "bokføring" (bokføringsrecord) er: Dokumentdato/Bilagsnummer/Beløp/Tilordningskoder/ , altså minimum 4 opplysninger. Der er vanlig et momsbeløp registreres for seg når dette er aktuelt (manuelt, eller automatisk som funksjon av tilordningskode kalt momskode).

Det er ingen øvre grense for opplysningsmengden. Dersom man trenger en leveringsdato av hensyn til rett regnskapsmessig periodisering, kommer dette i tillegg som en frivillig opplysning. Det samme gjør logistikkopplysninger og data som trenges til bokføringssystemets periferisystemer som lagerkartotek etc.


3. Ajourhold.
Det er to typer ajourhold i bokføringsloven, tidsfrist for dokumentasjonsutstedelse og tid for bokføring (registrering av opplysninger til lovbestemte spesifikasjoner). Forskriftene til bokføringsloven har 2 tekstsider om tidsfrist for salgsdokumentasjon. Dette kommer av at BFL har et generalforbud mot forhåndsfakturering. Samtidig er man til fulle klar over at i visse bransjer er forhåndsfakturering praktisert over lang tid med fornuft. Loven har ikke som intensjon å endre på etablert praksis som anses som sunn. Eksempler på akseptabel forhåndsfakturerering er velkjente tilfeller som strømregninger, abonnementer og husleie.

Den juridiske finessen ved en tillatelse til forhåndsfakturering er en generaltillatelse til å fakturere med MVA selv om leveranse ikke er skjedd. Dette fører til at MVA må betales samtidig som mottaker legitimeres til å få MVA refundert. Det er ikke alltid slik tillatelse er noe man skal ta i bruk. Særlig eiendomsbransjen har hatt tradisjon for å "fakturere" utleie for neste år i desember. Leietakere betaler oftest kvartalsvis eller månedsvis, og jeg kaller det lite lurt å sette seg i posisjon til å betale salgsMVA nesten ett år før det er meningen å få penger fra kundene. Eiendomsbransjen har god grunn til å tenke gjennom tingene sine på nytt, og utstede dokumentasjon for MVA-refusjon i takt med avtalt innbetaling fra kundene.

Ved kontantsalg kreves at salgsdokumentasjon utstedes samtidig med leveranse, ikke engang senere på dagen - samtidig. Med mindre man har en online realtime kasseterminal, skjer registrering i hovedbok ved en senere anledning innenfor mva-terminen. Samtidighet kreves også for salgsdokumentasjonen.

Ellers er hovedregelen for utstedelse av salgsdokumentasjon 30 dager etter leveranse. For levering over tid (som er vanlig ved mange tjenester) skal månedsfaktura sendes innen 15 dager etter periodeslutt. Forøvrig henvises til bransjebestemmelsene i forskriftene.

Med unntak av kontantsalgsreglene har loven ikke en like klar regel for når bokføring skal skje. Dette har nok sammenheng med den vanlige forestillingen om at salgsdokumenter produseres til vanlig med et digitalt apparat som sørger for "bokføring" samtidig med produksjonen. For de som har organisert tallbehandlingen son annerledes kreves ajourhold innenfor hver periode med pliktig rapportering. For vanlige momspliktige som ikke er under tilsyn av kredittilsynet eller har andre spesifikke regler knyttet til virksomheten sin gjelder ajourholdskravet innenfor MVA-terminen.

Ajourholdsreglene kombinert med dateringsreglene for salgsdokumentasjon virker slik:
Tenk at du mottar en leveranse for umiddelbart konsum i din forretning 20. februar, men leverandøren får ikke somlet seg til å skrive nota før 20. mars. Leverandøren påfører sitt salgsdokument dato for utstedelse, en dato som du er pliktig til å registrere. Vanligvis tenker bokføringspliktige at de ikke kan kostnadsføre kjøpet før de får et salgsdokument fra selger. Det kan man utmerket godt gjøre bare man de opplysninger man trenger. Rett periodisering av kostnaden i dette eksemplet er å kostnadsføre i perioden februar for da regner vi med at leveransen ble konsumert i din bedrift. Intrigen som er alvorlig er at du ikke er legitimert til å få refundert MVA som selgeren vil ha av deg før du har fått salgsdokument (i mars) som er i en annen mva-termin enn februar. Perioden du er berettiget til å få mva-refusjon styres av dokumentutstedelsesdatoen. Dersom din bedrift pleier å anvende det mottatt salgsdokumentet som bærer av bevis for gjennomført kontroll med innkjøp og betalingsanvisning, ser man hvor mange prosesser som blir forsinket selv om selger holder seg innenfor lovens tidsfrister for salgsdokumenter. De færreste næringsdrivende gidder å postere kostnad atskilt fra MVA, men de som handler med hele oljelaster o.l. gjør nok det fordi MVA-beløpene blir så store. I så fall trenger du en dato for kostnadsperiodisering i tillegg til selgerens dokumentutstedelsesdato, altså to datoer der de fleste økonomisystemer er utstyrt med plass til én dato. Systematikken er diktert inn i dette sporet av myndighetene som for enhver pirs ikke lenger vil refundere mva som ikke er betalt inn enda.


4.  Timelister.

Tjenesteytende næringer der verdien på tjenestene antas å domineres av tidsforbruk har fått plikt til å redegjøre for tidsforbruket til alle medarbeidere (unntatt det personell som utelukkende er beskjeftiget med administrative oppgaver). Hvordan slik redegjørelse skal organiseres sier loven ikke noe om. I praksis dreier det seg om plikt til å føre timelister. Timelistene er sekundærdokumentasjon og har 3,5 år oppbevaringstid, unntatt for bransjer der 10 år oppbevaringstid er bestemt (bygg- og anlegg, timelønnede).

Timelistene er hjemlet i bokføringsloven, men skal ikke nødvendigvis bokføres eller registreres på annen måte. Tjenesteleveransen regnes som transaksjon, og timelistene blir å se på som pliktig dokumentasjon av leveransen ut over det som er pliktig å ha med i salgsdokumentet. Timelisteplikten har ikke i seg plikt til å ha et timelistesystem som summerer timer pr prosjekt etc, men dette har mange fordeler av kontrollmessig karakter. Har man et timesystem, regnes slikt system etter bokføringsloven som et hjelpesystem for å produsere pliktig dokumentasjon. Det er dokumentasjonen som skal oppbevares, ikke systemet som sådan. Nå er det slik at timelistene ikke inngår i pliktige spesifikasjoner som skal være forhåndslaget. Det må bety at timeoversikt fra systemet må kunne lages på forespørsel. En slik strategi har i seg den risiko at man må sørge for at timesystemet fungerer i hele oppbevaringstiden. Derfor vil nok de fleste velge å oppbevare timerapporter, kanskje bare input (råmateriale for registrering).


5.  Fullstendighetskontroll.

I manuelle systemer var "fullstendige nummerserier" uovertruffen fullstendighetskontroll når det var et menneskelig øye som skulle finne manglende registreringer. For computere stiller saken seg dramatisk annerledes, disse kan finne manglende individer uten tette nummerserier bare logaritmen er forhåndsdefinert og entydig. Hvis noen lurer på hva jeg er inne på kan jeg nevne folkeregisterets personnummer. Jeg har aldri truffet 2 personer med personnummer etter hverandre. Det er ikke overraskende ettersom personnummer bygges op på en helt annen måte enn tette nummerserier, med fødselsdato og kontrollsiffer. Likevel bør det være opplagt at folkeregisteret har fullstendighetskontroll, den er bare bygget opp på en annen måte enn vi har vært vant til i et manuelt kontrollert bokholderi.

Ordningene man har tatt i bruk for å kontrollere fullstendighet skal være beskrevet i systembeskrivelsen. Dette gjelder i spesiell grad fullstendighetskontrollen med egne salgsdokumenter (som de fleste bokføringspliktige velger å lage med tett nummerserie fordi det er så enkelt å forholde seg til).



6.  Nøyaktighetskontroll.

Den første presentasjon av det dobbelte bokholderi skjedde i et matematisk verk. Poenget med matematikken var en aritmetisk metode for kontroll av store tallmengder. Når BFL gjør dobbelt bokholderi ti foretrukket metode for registrering av transaksjoner vil jeg tolke sette om at man ikke kan tillate seg noen dårligere metode for nøyaktighetskontroll med beløpene. For at nøyaktighetskontrollen skal være effektiv, må hver enkelt transaksjon være bokført slik at beløpskontrollen blir effektiv for hvert enkelt av beløpene.

Desverre gir ikke det dobbelte bokholderi noen anvisning på kontroll med de andre kodene som vi har pliktig til å registrere (tilordningkoder, dokumentdato, bilagsidentifikasjon), derfor må vi bygge inn logiske kontroller og kombinasjonskontroller for å sikre oss at de fleste registreringer blir riktige.



7.  Perioderegnskaper.

Aksjeloven krever at styret skaffer seg oversikt over økonomien minst hvert kvartal (sjeldnere for små selskaper). børsloven krever kvartalsrapporter. Andre lover krever også periodiske raporter som viser omsetning etc.

Når bokføringsloven omtaler pliktig rapportering mener BFL rapportering som er pliktig etter BFL alene, ikke andre andre lover. Den juridiske finessen som er innebygget i dette synspunktet går ut på at Pliktig rapportering etter BFL skal være bokført ajour og at rapportering etter andre lover behøver ikke være bokført etter BFL. Kort sagt betyr dette at all refunderbar MVA skal være bokført på transaksjonsnivå, men periodiseringer for å få til en representativ resultatrepport behøver vi ikke bokføre etter BFL. Det betyr at månedrapporter etc og kvartalsrapporter til børsnoterte selskaper kan vi ikke forvente å finne igjen i en saldobalanse midt i året.

Årsregnskapet som skal til Brønnøysund derimot, skal være bokført ajour(selv om det bygger på periodiseringer). 


8.  Tilordningskoder.

Bokføringsloven inneholder ikke ordet hovedbokskonto. Hovedbokskonto er ikke hellig lenger. Nå dreier det som om å ha koder nok til både praktiske spesifikasjoner og de spesifikasjoner som kreves av lovens formalkrav. Rene konti er vel og bra, men er ikke lenger noe formelt krav. Det er nok at lovbestemte spesifikasjoner og rapportering blir detaljert nok med andre koder i tillegg til hovedbokskonti. I konsulentverden har men lenge omtalt "kontostrengen" som den rekken med tilordningskoder som et økonomisystem har definert. I databaseorienterte økonomisystemer går ønsket om spesifikasjoner langt utenpå lovens minimumskrav. Oppbevaringspliktig etter BFL er bare lovens minimumskrav.

Mest kjent og mest anvendt tilordningskode er mva-koder. Den nye loven er helt spesifikk med at det er nok å ha alt salg på hovedbokskonto for driftsinntekter, og fordelingen på de forskjellige momsområdene utfres med mva-koder. En forutsetning er at mva-koder i så fall brukes systematisk og fullstendig. Det vil si at det ikke er omsetning som ikke har en momskode.

Slik sett blir mva-kodene en forlengelse av hovedbokskontiene. For de aktuelle områder av økonomisystemet bør inputkontrollen inkludere fullstendighet i mva-koder. På denne måten viser jeg til et eksempel der bokføringsordningen omfatter ordninger for intern kontroll.




9.  Bilagsidentifikasjon.

Før het det bilagsnummer. I RL2 het det bilagsdentifikasjon, noe som betydde at det er det samme hva for tegn man brukte bare identifikasjonen var unik. BFL anvender ordet bilagsnummer. Jeg har sjekket med representanter i Finansdepartementet og fått muntlig utsagn om at dette blir å forstå som bilagsidentifikasjon; dvs at det er i orden med bokstaver og andre tegn bare identifikasjonen er unik.

Ses avsnittet om fullstendighetskontroll.



10. Retting og korreksjon.

Selvfølgelig skal feil rettes. Det er imidlertid restriksjoner på rettemetode på grunn av at myndighetene legger sterk vekt på at grunnlaget for pliktig rapportering som gjelder avgiftsbetaling (MVA og Arbeidsgiveravgift) ikke må endre seg etter at terminoppgave er sendt. Derfor er eneste akseptable retting av de 4 pliktige opplysningene som skal registreres etter en terminoppgave å registrere retting som om det var en ny transaksjon der den registreringen som rettes "tilbakeføres med en ny registrering samtidig som rett registrering gjennomføres. Slik registrering krever eget bilag. Det skal være en henvisning fra ny registrering til den som rettes og andre veien. Det er fritt valg om slik henvisning er en del av registreringen eller påføres bilagene for begge osteringer, bare den bokføringspliktige velger én ordning for slik henvisning, skriver den i systembeskrivelsen sin og bruker den konsekvent. I manuelle systemer skrev man alltid slik henvisning på bilagene. I digitale systemer er det hemmende om man ikke velger å tilføye slik henvisning til registreringene, men det finnes systemer som ikke har ordning for slike tilføyelser på utførte registreringer i ettertid. Denne prosessen kalles korreksjon.

Innenfor en periode for pliktig rapportering (f eks mva-termin) er det i orden å rette feilskrift uten å lage ny postering. Dette kalles retting.

Vær oppmerksom på at salgsdokumentasjon som allerede er utstedt ikke kan rettes, bare korrigeres. Det vil si at av hensyn til kundens bokholderi og legitimeringen til å få refundert mva, skal salgsdokumentasjon tilbakeføres i sin helhet (med kreditnota) og ny faktura lages.


11. Tilsvarende system som kasseapparat.

Hva for apparat som er alternativ til kasseapparat ved tilfeldig kontantsalg er ikke krystallklart definert og vil antakelig trenge en uttalelse fra utvalget for god bokføringsskikk. Det er ikke lovens mening å skape problem for næringsdrivende som får besøk av en kunde som vanligvis får kreditt, men tilbyr seg å betale kontant. En full kredittsalg-registrering skal etter hva jeg har fått muntlig fra finansdepartementets representant i høringsrunden være god nok registrering, forutsatt at registrering og salgsdokument blir laget senest samtidig med leveranse. Systembeskrivelsen for bokføringssystemet bør inneholde beskrivelse av hva som sikrer registrering samtidig med leveranse. Slik samtidighet er det vanlige for alle moderne digitale systemer fordi registrering ør vare hentes frem er den vanlige måten å beskrive en transaksjon. Manuelle systemer der utleveringsseddel brukes som fakturakladd er ikke godt nok. Legg merke til at full kredittsalgsregistrering krever registrering på navn.

Ved systematisk kontantsalg vil det være svært upraktisk å anvende kredittsalgsystemet sitt dersom dette ikke har en kontantsalgsmodul i seg. En kontantsalgsmodul vil være et system som gir en oppgjørsrapport som kontinuerlig kan rapportere hvor mye klingende mynt som bør være tilstede - og så trenger man et sikkert sted å legge dem (som ikke er egen lomme). Derfor er det sterkt begrenset hvor mange kontantleveringer som kan utføres før men trenger en systematisk kontroll.

Systemer som ikke er apparatorientert er ikke akseptable unntatt i svært små forhold og for visse typer sesongsalg etter forskriftene.

Tilbake til Index.