BOKFØRINGSLOVEN  Tilbake til Index
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005
Redaktør: JAN BLOM;  jblom@bokholder.com
Registrering vs/ bokføring

B4.  Timelister.

Tjenesteytende næringer der verdien på tjenestene antas å domineres av tidsforbruk har fått plikt til å redegjøre for tidsforbruket til alle medarbeidere (unntatt det personell som utelukkende er beskjeftiget med administrative oppgaver). Hvordan slik redegjørelse skal organiseres sier loven ikke noe om. I praksis dreier det seg om plikt til å føre timelister. Timelistene er sekundærdokumentasjon og har 3,5 år oppbevaringstid, unntatt for bransjer der 10 år oppbevaringstid er bestemt (bygg- og anlegg, timelønnede). 

Timelistene er hjemlet i bokføringsloven, men skal ikke nødvendigvis bokføres eller registreres på annen måte. Tjenesteleveransen regnes som transaksjon, og timelistene blir å se på som pliktig dokumentasjon av leveransen ut over det som er pliktig å ha med i salgsdokumentet. Timelisteplikten har ikke i seg plikt til å ha et timelistesystem som summerer timer pr prosjekt etc, men dette har mange fordeler av kontrollmessig karakter. Har man et timesystem, regnes slikt system etter bokføringsloven som et hjelpesystem for å produsere pliktig dokumentasjon. Det er dokumentasjonen som skal oppbevares, ikke systemet som sådan.

Nå er det slik at timelistene ikke inngår i pliktige spesifikasjoner som skal være forhåndslaget. Det må bety at timeoversikt fra systemet må kunne lages på forespørsel. En slik strategi har i seg den risiko at man må sørge for at timesystemet fungerer i hele oppbevaringstiden. Derfor vil nok de fleste velge å oppbevare timerapporter, kanskje bare input (råmateriale for registrering).

Loven gir ingen veiledning i hva en tilstrekkelig oversikt over produksjonstid skal inneholde. Det er heller ingen veiledning om rapportformat. Jeg antar at kontrollens siktepunkt er medgått tid pr tidsperiode (antakelig måned!) pr ansatt pr kontrakt. For kontrollmyndighetene vil kontraktene med kundene (byggherre e.l.) ha stor betydning for periodisering av skattebetaling (avsluttede kontrakters metode anvendes i beskatning). Til vanlig vil kontrakt og prosjekt være synonymer, men noen ganger kan noe som ser ut som ett prosjekt være et resultat av flere kontrakter (f eks én kontrakt pr byggetrinn) slik at ett prosjekt kan bli skattemodent i flere trinn. Derfor vil jeg være nøye med å anvende kontrakt som mål eller bruddnivå for rapportering av både tid og andre økonomiske innsatsfaktorer i "prosjektregnskapet".

Husk at det finnes mange motiver for at timelister blir laget. Bare to kilder gir utvilsomt oppbevaringspliktige timelister:
- timelister som er grunnlag for beregning av lønn til timelønnede er sekundærdokumentasjon etter forskriftsbestemmelsene for dokumentasjon av lønn.
- fordeling av timer pr kontrakt pr ansatt er pliktig sekundærdokumentasjon for visse tjenesteytende næringer og bygg og anlegg (for bygg og anlegg er det 10 år oppbevaringsplikt for denne sekundærdokumentasjonen).

I tillegg til dette finnes ofte et kontrollmessig motiv i bedriftene for føring av timelister. Oftere og oftere vil timelister inngå i volum- og kvalitetsdokumentasjon som er avtalt med kunde ved produksjon av bestillingsvarer. Vanligvis vil timelister som er motivert av kontroll-hensyn være langt mer deltaljerte enn kravene i bokføringslovens registreringskrav og oppbevaringskrav. Dessuten vil kontrollbehov og avtale med kunder ikke gi oppbevaringsplikt etter bokføringsloven (her er ikke noen bordet fanger-paragraf slik den opphevede §2 til regnskapsloven ble så berømt for). Ved bruk av omfattende timelister bør systembeskrivelsen for bokføringssystemet vise hvilke elementer som regnes som pliktig registrering som er omfattet av oppbevaringsplikten. Systembeskrivelsen må også vise bokholder hvordan man med sikkerhet produserer rett utdrag av timesystemet for oppbevaring og identifiserer hvilke ansatte viss tid det skal redegjøres for. Pass på at timelister som skal dokumentere lønn for timebetalte faktisk viser timene som finnes igjen på lønnsslippen.

Se også  tekst om oppbevaring av timelister.


Tilbake til Index.