BOKFØRINGSLOVEN
Tilbake
til Index
EN
VEILEDNING FOR PROFESJONELLE
©2005
Redaktør:
JAN BLOM; jblom@bokholder.com
Registrering
vs/ bokføring
B3. Ajourhold.
Det er to typer ajourhold i
bokføringsloven, tidsfrist for dokumentasjonsutstedelse og tid
for bokføring (registrering av opplysninger til lovbestemte
spesifikasjoner). Forskriftene til bokføringsloven har 2
tekstsider om tidsfrist for salgsdokumentasjon. Dette kommer av at BFL
har et generalforbud mot forhåndsfakturering. Samtidig er man til
fulle klar over at i visse bransjer er forhåndsfakturering
praktisert over lang tid med fornuft. Loven har ikke som intensjon
å endre på etablert praksis som anses som sunn. Eksempler
på akseptabel forhåndsfakturerering er velkjente tilfeller
som strømregninger, abonnementer og husleie.
Den juridiske finessen ved en
tillatelse til forhåndsfakturering er en generaltillatelse til
å fakturere med MVA selv om leveranse ikke er skjedd. Dette
fører til at MVA må betales samtidig som mottaker
legitimeres til å få MVA refundert. Det er ikke alltid slik
tillatelse er noe man skal ta i bruk. Særlig eiendomsbransjen har
hatt tradisjon for å "fakturere" utleie for neste år i
desember. Leietakere betaler oftest kvartalsvis eller månedsvis,
og jeg kaller det lite lurt å sette seg i posisjon til å
betale salgsMVA nesten ett år før det er meningen å
få penger fra kundene. Eiendomsbransjen har god grunn til å
tenke gjennom tingene sine på nytt, og utstede dokumentasjon for
MVA-refusjon i takt med avtalt innbetaling fra kundene.
Ved kontantsalg kreves at
salgsdokumentasjon utstedes samtidig med leveranse, ikke engang senere
på dagen - samtidig. Med mindre man har en online realtime
kasseterminal, skjer registrering i hovedbok ved en senere anledning
innenfor mva-terminen. Samtidighet kreves også for
salgsdokumentasjonen.
Ellers er hovedregelen for
utstedelse av salgsdokumentasjon 30 dager etter leveranse. For levering
over tid (som er vanlig ved mange tjenester) skal månedsfaktura
sendes innen 15 dager etter periodeslutt. Forøvrig henvises til
bransjebestemmelsene i forskriftene.
Med unntak av kontantsalgsreglene
har loven ikke en like klar regel for når bokføring skal
skje. Dette har nok sammenheng med den vanlige forestillingen om at
salgsdokumenter produseres til vanlig med et digitalt apparat som
sørger for "bokføring" samtidig med produksjonen. For de
som har organisert tallbehandlingen son annerledes kreves ajourhold
innenfor hver periode med pliktig rapportering. For vanlige
momspliktige som ikke er under tilsyn av kredittilsynet eller har andre
spesifikke regler knyttet til virksomheten sin gjelder ajourholdskravet
innenfor MVA-terminen.
Ajourholdsreglene kombinert med
dateringsreglene for salgsdokumentasjon virker slik:
Tenk at du mottar en leveranse for
umiddelbart konsum i din forretning 20. februar, men
leverandøren får ikke somlet seg til å skrive nota
før 20. mars. Leverandøren påfører sitt
salgsdokument dato for utstedelse, en dato som du er pliktig til
å registrere. Vanligvis tenker bokføringspliktige at de
ikke kan kostnadsføre kjøpet før de får et
salgsdokument fra selger. Det kan man utmerket godt gjøre bare
man de opplysninger man trenger. Rett periodisering av kostnaden i
dette eksemplet er å kostnadsføre i perioden februar for
da regner vi med at leveransen ble konsumert i din bedrift. Intrigen
som er alvorlig er at du ikke er legitimert til å få
refundert MVA som selgeren vil ha av deg før du har fått
salgsdokument (i mars) som er i en annen mva-termin enn februar.
Perioden du er berettiget til å få mva-refusjon styres av
dokumentutstedelsesdatoen. Dersom din bedrift pleier å anvende
det mottatt salgsdokumentet som bærer av bevis for
gjennomført kontroll med innkjøp og betalingsanvisning,
ser man hvor mange prosesser som blir forsinket selv om selger holder
seg innenfor lovens tidsfrister for salgsdokumenter. De færreste
næringsdrivende gidder å postere kostnad atskilt fra MVA,
men de som handler med hele oljelaster o.l. gjør nok det fordi
MVA-beløpene blir så store. I så fall trenger du en
dato for kostnadsperiodisering i tillegg til selgerens
dokumentutstedelsesdato, altså to datoer der de fleste
økonomisystemer er utstyrt med plass til én dato.
Systematikken er diktert inn i dette sporet av myndighetene som for
enhver pirs ikke lenger vil refundere mva som ikke er betalt inn enda.
Tilbake
til Index.