pacioli_alone BOKFØRINGSLOVEN  Tilbake til Index
EN VEILEDNING FOR PROFESJONELLE ©2005
Redaktør: JAN BLOM;  jblom@bokholder.com
Registrering vs/ bokføring

B3. Ajourhold.
Det er to typer ajourhold i bokføringsloven, tidsfrist for dokumentasjonsutstedelse og tid for bokføring (registrering av opplysninger til lovbestemte spesifikasjoner). Forskriftene til bokføringsloven har 2 tekstsider om tidsfrist for salgsdokumentasjon. Dette kommer av at BFL har et generalforbud mot forhåndsfakturering. Samtidig er man til fulle klar over at i visse bransjer er forhåndsfakturering praktisert over lang tid med fornuft. Loven har ikke som intensjon å endre på etablert praksis som anses som sunn. Eksempler på akseptabel forhåndsfakturerering er velkjente tilfeller som strømregninger, abonnementer og husleie.

Den juridiske finessen ved en tillatelse til forhåndsfakturering er en generaltillatelse til å fakturere med MVA selv om leveranse ikke er skjedd. Dette fører til at MVA må betales samtidig som mottaker legitimeres til å få MVA refundert. Det er ikke alltid slik tillatelse er noe man skal ta i bruk. Særlig eiendomsbransjen har hatt tradisjon for å "fakturere" utleie for neste år i desember. Leietakere betaler oftest kvartalsvis eller månedsvis, og jeg kaller det lite lurt å sette seg i posisjon til å betale salgsMVA nesten ett år før det er meningen å få penger fra kundene. Eiendomsbransjen har god grunn til å tenke gjennom tingene sine på nytt, og utstede dokumentasjon for MVA-refusjon i takt med avtalt innbetaling fra kundene.

Ved kontantsalg kreves at salgsdokumentasjon utstedes samtidig med leveranse, ikke engang senere på dagen - samtidig. Med mindre man har en online realtime kasseterminal, skjer registrering i hovedbok ved en senere anledning innenfor mva-terminen. Samtidighet kreves også for salgsdokumentasjonen.

Ellers er hovedregelen for utstedelse av salgsdokumentasjon 30 dager etter leveranse. For levering over tid (som er vanlig ved mange tjenester) skal månedsfaktura sendes innen 15 dager etter periodeslutt. Forøvrig henvises til bransjebestemmelsene i forskriftene.

Med unntak av kontantsalgsreglene har loven ikke en like klar regel for når bokføring skal skje. Dette har nok sammenheng med den vanlige forestillingen om at salgsdokumenter produseres til vanlig med et digitalt apparat som sørger for "bokføring" samtidig med produksjonen. For de som har organisert tallbehandlingen son annerledes kreves ajourhold innenfor hver periode med pliktig rapportering. For vanlige momspliktige som ikke er under tilsyn av kredittilsynet eller har andre spesifikke regler knyttet til virksomheten sin gjelder ajourholdskravet innenfor MVA-terminen.

Ajourholdsreglene kombinert med dateringsreglene for salgsdokumentasjon virker slik:
Tenk at du mottar en leveranse for umiddelbart konsum i din forretning 20. februar, men leverandøren får ikke somlet seg til å skrive nota før 20. mars. Leverandøren påfører sitt salgsdokument dato for utstedelse, en dato som du er pliktig til å registrere. Vanligvis tenker bokføringspliktige at de ikke kan kostnadsføre kjøpet før de får et salgsdokument fra selger. Det kan man utmerket godt gjøre bare man de opplysninger man trenger. Rett periodisering av kostnaden i dette eksemplet er å kostnadsføre i perioden februar for da regner vi med at leveransen ble konsumert i din bedrift. Intrigen som er alvorlig er at du ikke er legitimert til å få refundert MVA som selgeren vil ha av deg før du har fått salgsdokument (i mars) som er i en annen mva-termin enn februar. Perioden du er berettiget til å få mva-refusjon styres av dokumentutstedelsesdatoen. Dersom din bedrift pleier å anvende det mottatt salgsdokumentet som bærer av bevis for gjennomført kontroll med innkjøp og betalingsanvisning, ser man hvor mange prosesser som blir forsinket selv om selger holder seg innenfor lovens tidsfrister for salgsdokumenter. De færreste næringsdrivende gidder å postere kostnad atskilt fra MVA, men de som handler med hele oljelaster o.l. gjør nok det fordi MVA-beløpene blir så store. I så fall trenger du en dato for kostnadsperiodisering i tillegg til selgerens dokumentutstedelsesdato, altså to datoer der de fleste økonomisystemer er utstyrt med plass til én dato. Systematikken er diktert inn i dette sporet av myndighetene som for enhver pirs ikke lenger vil refundere mva som ikke er betalt inn enda.


Tilbake til Index.