BOKFØRINGSLOVEN
Tilbake
til Index
EN
VEILEDNING FOR PROFESJONELLE
©2005
Redaktør:
JAN BLOM; jblom@bokholder.com
Registrering
vs/ bokføring
B1. Definisjoner
I bedrifter som bruker EDB
registreres mye. Bare en liten del av det som registreres er
bokføring, selv når vi begrenser oss til
økonomisystemet. Registrere er et begrep som bokholdere deler
med IT-bransjen, men bruken er forskjellig. Her oppstår
misforståelser. Den undergruppe av registreringer som kalles
bokføring skal oppbevares presenteres i 10 år etter
bokføringsloven. Dette lovkrav skiller dem fra alskens andre
registreringer. Definisjonen i bokføringsloven er som
følger:
"Bokføring er definert som registrering av transaksjoner og
andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker
eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter eller kostnader i
regnskapssystemet.
Begrepet kan
presiseres ytterligere ved å definere bokføring som
oppdatering av kontospesifikasjon (hovedbok) og av kunde- eller
leverandørspesifikasjoner (reskontro). Dette betyr i praksis at
bokføring representerer en debet-/kreditpostering. Det som skjer
av innleggelse av data i regnskapssystemet forut for
bokføringstidspunktet, går inn under benevnelsen
registrering (eller også pre-registrering)." (NOU n20/2002 pkt
8.1).
Selv i regnskapssystemet
(økonomisystem er et svakt definert større begrep)
registreres mye som ikke er bokføring. Eksempel: kredittid for
kunder, pris på en vare.
Bokføringssystemet trenger
også en definisjon. Bokføringssystemet er de segmenter av
økonomisystemet som er direkte orientert mot å produsere
lovbestemte spesifikasjoner. Definisjonen fra NOU 20/2002 er slik at en
av de tradisjonelle funksjonene i et økonomisystem ekskluderes
fra bokføringssystemet og omtales som rutiner som er til for
å produsere dokumentasjon for økonomisystemet. Typiske
eksempler på periferisystemer utenfor bokholderisystemet som er
til for å lage viktig dokumentasjon er kassesystem,
faktureringssystem, lagersystem, lønningssystem etc. På
grunn av logikken i avgrensingen av bokholderisystemet inneholder
bokføringsliven egne regler for lønningssystem og
kassesystem i tillegg til de generelle bestemmelsene.
Regnskapssystem er definert i
regnskapsloven som systemer nødvendige for å komme frem
til et regnskap. Regnskapssystem antas å være videre
definert enn bokholderisystem. Økonomisystemer er langt mer
omfattende. Økonomisystem er ikke definert i noen juridisk
sammenheng, men må antas å inneholde langt flere
økonomiske hensyn inkludert logistikk og elementer av intern
kontroll. Denne oppfatning stemmer godt med det man er ute etter
når man kjøper IT-system for formålet. Kvaliteten av
slike systemer er sjelden avgjort av om de mesterer
bokføringsloven, men heller kvalitetene i forenkling,
automatisering og effektivisering av intern kontroll.
Tilbake
til Index